Responder a um e-mail que creio ter recebido por engano

Os e-mails acidentais são comuns se o seu sistema estiver de facto a utilizar o auto completar e existirem contas de utilizadores com nomes semelhantes. Portanto, no seu caso, a menos que haja outra razão para sugerir o contrário, recomendo que o trate apenas como um acidente.

Se é um e-mail relacionado com o trabalho (seja relacionado consigo ou com alguma outra parte), aconselho-o a enviar-lhe um e-mail oficial sem os CC e a informá-lo do que aconteceu.

Isto deve-se principalmente a:

1. Ele pode não saber que o destinatário pretendido não recebeu o e-mail e que este pode ser importante.
2. Forneça oficialmente uma pista verificável para se proteger no caso de ocorrerem coisas insuspeitas
3. A sua empresa pode ter uma política em vigor relativamente a e-mails não enviados que não conhece.

Seja como for, não faz mal em errar no lado da segurança.

Já enfrentei este tipo de incidentes muitas vezes porque há muitas pessoas na minha organização com o mesmo nome que eu.

A acção apropriada para este tipo de e-mails acidentais são

(1) Responda-lhe educadamente dizendo algo como “Penso que este e-mail me foi enviado por engano. Por favor, digam-me se ele se destina realmente a mim”. Ele vai perceber e tomar medidas preventivas se tiver sido um acidente.

(2) Basta fazer-lhe um ping e obter esclarecimentos sobre o e-mail como “Ei, estou ligeiramente confuso com o e-mail que você enviou ontem com o assunto XXXXXX. O que é isso?”. Se o e-mail foi um erro, ele vai perceber e tomar medidas preventivas no futuro.

(3)Na minha organização, existem 2 outras pessoas com o meu nome. Com bastante frequência, recebo e-mails destinados a outras pessoas. Nessas alturas, costumo tentar identificar a pessoa certa e enviá-la a eles. Muitas vezes, procuro outros destinatários no directório. Se muitos dos destinatários (CC'ed pessoas também) pertencerem ao mesmo grupo ou departamento, eu vou a esse departamento e verifico os membros desse departamento. Se algum órgão do grupo tiver o mesmo nome que eu, encaminhar-lhe-ei esse correio, dizendo “Creio que este correio electrónico se destina a si”. Recebi-o por engano".