O que é uma boa maneira de dizer I'M BUSY sem dizer I'M BUSY? (Como faço para gerir distracções no local de trabalho?)

Há muita coisa escrita sobre este tema. Aqui está apenas um artigo que eu acho que tem um título sucinto e bonito: Maker’s Schedule, Manager’s Schedule

O ponto é que aqueles que são encarregados de produzir algo tangível - especialmente criativos como designers e codificadores - eles precisam de tempo de trabalho ininterrupto. Ao contrário da gestão, onde muito do seu trabalho é reuniões constantes, os designers precisam de ter tempo para se concentrarem e realmente entrar no seu projecto.

Há muitos anos atrás estive numa conferência e consegui ouvir Clement Mok responder a uma pergunta sobre a forma como a sua empresa facturava aos clientes. Ele afirmou (parafraseando) que eles cobravam em incrementos de 4 horas, mas preferia 8. Enquanto se tratava de facturação, o seu argumento era que era necessário dedicar um pedaço de tempo sólido para produzir trabalho criativo. 8 meias horas divididas por 8 reuniões de meia hora num dia não lhe permitem produzir quase a quantidade nem a qualidade de trabalho que um bloco sólido de 4 horas ininterruptas pode produzir.

Para responder à sua pergunta específica:

Qual é uma boa maneira de dizer I’M BUSY

Não se preocupe com ‘nice’. Você está ocupado. Precisa de trabalhar. Eles precisam de respeitar isso. Como chegar a esse ponto vai depender muito das especificidades do seu local de trabalho e da relação que tem com o seu gestor.

Algumas ideias que podem ajudar:

• insistir que tem um escritório e depois uma política de “entrar se a porta estiver aberta, não bater se estiver fechada”
• ter horas dentro do escritório para assistir a reuniões e horas fora do escritório para fazer o trabalho
• dizer “Vou sair para fazer o trabalho” e ser sincero. Se não estiver a fazer progressos devido a distracções, anuncie que vai para o café durante 4 horas para fazer algum trabalho.
• se tiver um calendário partilhado internamente, bloqueie o tempo de trabalho. Isto reduz a probabilidade de o seu tempo de trabalho ser cortado em pequenos pedaços com reuniões esporádicas ao longo do dia.

Pode ajudar a ter um quadro branco perto da sua secretária que enumere os projectos em que está a trabalhar, juntamente com uma data prevista para a sua conclusão. Pode até ter uma pequena estrela ao lado do item em que está actualmente a trabalhar. Certifique-se que está visível do exterior da sua secretária e que o mantém actualizado.

Quando alguém subir à sua secretária, aponte para o quadro e ignore-o. Muito em breve serão treinados para olhar para a prancha sem sequer falarem consigo.

Compreendo a sua frustração por ter o seu progresso interrompido por pessoas que querem perguntar sobre o seu progresso. No entanto, a solução para isso não é fazer-lhes ver que têm coisas para fazer e que não devem ser interrompidas. A solução para isso é permitir-lhes obter as suas respostas sem o interromper.

Você diz que está a manter algum tipo de lista de tarefas. O meu palpite é que está por ordem de prioridade ou inclui uma coluna de prioridade, e que inclui um estado e talvez até uma data de vencimento. Ponha isso num sítio onde todos possam vê-lo. Quando perguntarem “Onde está isto?”, lembrem-lhes onde podem encontrar a resposta. Isto pode ser algo electrónico, mas se os seus colegas não estiverem online, pode ser um pedaço de papel colado na parede. Pode simplesmente apontar o interruptor para isso e continuar com a sua reunião ou o que quer que seja.

Eles não vão ficar menos preocupados com os seus resultados importantes porque você consegue dizer-lhes para o deixarem em paz. Eles vão ficar menos preocupados quando receberem mais informações. Seja transparente e público, e as interrupções devem ser feitas.

Sei que disse que trabalha em vários escritórios, isto é algo com que não tenho experiência, mas aqui estão as coisas que aprendi sobre como evitar interrupções para trabalhadores com conhecimentos.

Se tem um ‘chefe de equipa’, ‘supervisor’ ou alguma pessoa que não é necessariamente o seu chefe mas que está numa posição de coordenação, pode perguntar ao seu chefe de departamento se o modus operandi pode ser mudado, por isso todos os novos trabalhos têm de passar pelo chefe de equipa. Tem de ser feito de tal forma que falar com os membros da equipa seja totalmente improdutivo. O supervisor precisa de ter um método para lhe dar o referido trabalho sem o distrair, tal como adicioná-lo a uma lista num quadro branco como mencionado pelo Chris Lively ou a uma base de dados. Entregar-lhe fisicamente um pedaço de papel é incorrecto.

Para ajudar a evitar que as pessoas interrompam por actualizações, no passado roubei Scrum-ban dos tipos de ‘software’ para gerir as minhas tarefas Funciona bastante bem para a organização de grupos, qualquer pessoa fora do grupo pode interpretá-lo.

Não seja demasiado duro com os tipos que se relacionam com os clientes. A interferência é a sua forma de fazer as coisas, sempre funcionou para eles porque as pessoas o permitem. Leia sobre condicionamento operante e boa sorte com “explosões de extinção”. Estas ligações são principalmente sobre ratos e cães, mas aplica-se perfeitamente bem aos humanos.

Penso que primeiro é preciso ajustar a sua atitude. Não é drama da diva querer saber o estatuto dos projectos que lhe foram atribuídos e que são importantes para a sua capacidade de fazer o seu trabalho. Você é claramente um bloqueio de estrada neste momento e eles têm o direito de querer que seja esclarecido.

Portanto, primeiro você precisa de ajustar o seu fluxo de trabalho para que os estatutos sejam dados atempadamente. Precisa de uma forma de verificar o estado sem o incomodar tantas vezes e precisa de uma forma de estabelecer prioridades e de dizer às pessoas quando a sua prioridade foi reduzida e qual é a nova data esperada.

Eles incomodam-no porque não está a comunicar bem. A comunicação é uma grande parte do seu trabalho, tão importante, se não mais importante, do que o trabalho de design. Dizer às pessoas que está a trabalhar em algo quando claramente não faz parte do que as deixa zangadas. Diga-lhes a verdade - “Há seis projectos à sua frente e espero poder iniciar o projecto na quarta-feira da próxima semana”. Um e-mail diário a todos com uma lista dos projectos e o estado e conclusão esperada é algo que provavelmente deve fazer primeiro todos os dias.

Os agentes imobiliários pela natureza do seu trabalho não estão sempre no escritório, por isso é natural que precisem de verificar consigo quando chegam uns minutos ao escritório antes de saírem para mostrar casas. O ressentimento das interrupções é simplesmente contraproducente. É a natureza do negócio que você está a apoiar.

Se você começar a dar-lhes melhor informação e tiver algo que eles possam ver para ver que projectos estão a ser trabalhados em que ordem e as datas de início e fim esperadas dos seus projectos, eles vão incomodá-lo menos. Mas nunca deixarão de o incomodar completamente, pois está a atrasá-los e eles precisam de obter as coisas que está a fazer por eles. Eles são seus clientes e você precisa de começar a tratá-los como tal.