Como convencer a administração de que o nosso departamento tem falta de pessoal

A melhor maneira que encontrei foi manter um equilíbrio saudável na vida profissional (o que é horrível por falta de pessoal) é manter um equilíbrio profissional, mas razoável.

Em termos gerais, quando chega a altura de colocar longas horas para evitar que um prazo escorregue, considero o seguinte:

• O prazo escorrega por minha culpa? (Em caso afirmativo, o prazo de entrega é devido a um mau planeamento? (Se eu disser que preciso até sexta-feira, e eles disserem quarta-feira, não vou colocar horas extra para cumprir prazos irrealistas)_
• O prazo apertado é devido a circunstâncias invulgares? (Se o prazo se deve a circunstâncias bem fora do controlo do meu empregador, vou colocar as horas)_
• Os prazos precisam de horas extra é a norma ou a excepção? (Se as horas se prolongarem apenas ligeiramente, ou na ocasião muito rara, vou colocar o tempo. Se os prazos irrealistas são um problema regular, então não vou colocar o tempo extra.)

A forma simples como vejo isto é o que é razoável e justo.

• O seu empregador não está a ser razoável? Parece que sim, se você jogar, então eles continuarão a não ser razoáveis, ou até a piorar. Realmente a sua única escolha é torná-los conscientes do problema (o que você fez) Se nada mudar, deixe de permitir este comportamento e/ou procure um novo emprego com uma empresa melhor. (Não permitir este comportamento é simplesmente fazer o que é considerado razoável, mas não fazer horas extraordinárias não remuneradas e longas horas para cumprir prazos pouco razoáveis).

A melhor/única forma de convencer a administração de que ambos têm falta de pessoal ** e*** de que precisam de fazer algo a esse respeito é deixar de lhes permitir sair impunes do excesso de trabalho do pessoal que têm. Na verdade, o que é preciso fazer é parar de se matar para fazer o trabalho, porque só se está a magoar a si próprio ao fazê-lo. Encontrou uma forma de fazer o trabalho com um terço do pessoal que “devia” ter, e por causa disso, a gerência não vê necessidade de acrescentar pessoal extra.

Diz que vocês have been able to put a shoulder to the wheel and get things done, por isso é claro que a gerência não vai sentir a necessidade de acrescentar pessoal extra. O pessoal que eles têm está a conseguir fazê-lo. E, ao dar poder e trabalhar em excesso, está a permitir à gestão poupar dinheiro e não contratar pessoal extra.

Isso muda muito rapidamente quando as coisas deixam de ser feitas, porque isso cria um custo para a gestão. Neste momento, é tudo uma vantagem para eles - estão a poupar muito dinheiro, mas o trabalho que tem de ser feito ainda está a ser feito de alguma forma. Se se deixar de isolar artificialmente a gestão dos custos de ter falta de pessoal, há uma hipótese de eles fazerem alguma coisa a esse respeito. Se não o fizerem, não o farão, porque realmente não têm razão para o fazer.

Para que conste, esta situação não é sustentável, e vai chegar a um ponto em que se vai encontrar de uma forma ou de outra.

Há três formas básicas de isto acontecer.

1. As pessoas que têm encontrarão novos empregos e o seu pessoal será de tal forma insuficiente que nenhuma quantidade de “ombros à roda” conseguirá fazer o trabalho.

2. Todos se esgotarão, e a produtividade cairá, pelo que o trabalho não será feito.

3. Vocês verão a luz, deixarão de permitir este comportamento e limitar-se-ão a cargas de trabalho razoáveis.

Esta última é provavelmente a melhor abordagem para todos os envolvidos, por isso é o que vos aconselho a fazer - discar o trabalho extra para que a direcção comece a sentir as consequências de ter falta de pessoal e tenha tempo para fazer os ajustamentos necessários, porque as outras opções criam uma mudança muito mais rápida na capacidade de trabalho do vosso departamento, e isso tende a correr mal para todos os envolvidos - a direcção e os funcionários.

Não me parece que o melhor caminho seja ter todos a vingança e a desforra ao mesmo tempo, como sugere uma resposta. Sim, seria óptimo que todos se demitissem ao mesmo tempo e deixassem a gerência em apuros.

Antes de o fazer, porém, comunicaria claramente à gerência que os seus colegas de trabalho/empregados estão sobrecarregados de trabalho, e ficaria com a sensação de que podem estar à procura de novos empregos como resultado disso. Não mencione nenhum nome e, se eles pedirem por eles, em vez disso, adie para uma sensação geral de moral baixa que tenha sentido.

Ao comunicar isto à direcção, sinta-se à vontade para alinhar novos empregos e demitir-se (no entanto, se todos o fizessem ao mesmo tempo, não pareceria muito profissional para a direcção). Tenha em mente* que a gestão pode acordar e perceber o custo de tempo/money da formação de uma equipa totalmente nova no processo existente. Eles poderiam perceber que, na verdade, você está sobrecarregado de trabalho e fazer mudanças.

Siga o caminho profissional que não manchará a sua reputação com eles - você ficaria surpreso como é fácil trabalhar com as mesmas pessoas no futuro. Você quer ser lembrado com carinho.

Começar a forçar a gestão a atribuir prioridades. Faça com que eles escolham quais as tarefas que vão deslizar. Depois, responsabilizem-se pelos itens críticos (mas não urgentes) que não forem realizados. (Backups, por exemplo) E seja razoável quanto ao tempo de trabalho. Deve trabalhar para viver, não viver para trabalhar. Se não consegue viver uma vida razoável, se não pode ir a uma consulta médica, ou ver o seu filho numa peça de teatro, ou ir às reuniões da Associação de Pais, ou estar com os seus amigos, ou tirar férias, está a ficar com excesso de trabalho. Quando começar a quantificar o trabalho e depois conseguir que a gerência atribua prioridades, eles vão começar a perceber que há um problema. O problema é que as TI são despesas gerais. Isso não ajuda o resultado final. Por isso, qualquer dinheiro gasto nele tem de ser feito noutro sítio qualquer. Até a gerência entender o que custa realmente apoiar o resto da empresa, não vai achar que é importante. Outra coisa triste em TI, é que se o fizermos correctamente, somos invisíveis. Só quando os problemas começam a surgir é que se dá por isso. E se você estiver sobrecarregado de trabalho, eles vão aparecer. Para os gestores isto indica que não estás a fazer o teu trabalho correctamente, o teu trabalho é prevenir problemas. É por isso que precisa que a Direcção estabeleça as prioridades. (Com conhecimento adequado dos custos e benefícios)

Então, decomponha o que faz em tarefas. Escreva cada uma delas como um item separado e indique porque é importante, o que pode acontecer se não for feito, e quanto tempo demorará a completar (Seja generoso com o tempo porque irá subestimá-lo) Depois estabeleça as tarefas para a Gestão estabelecer prioridades. O que eu encontrei quando estava demasiado ocupado foi deixar escapar itens não críticos e fazer o mínimo necessário para manter as coisas a funcionar. No entanto, isto é como correr um carro sem lhe colocar manutenção (como mudar o óleo, ou substituir as lâminas do limpa pára-brisas.) Eventualmente avaria e mesmo que não o faça, o carro recolhe lixo e desgaste que levam muito mais tempo a arranjar do que a fazer a manutenção adequada quando era necessário.

E, se nada mais, ter todo o trabalho definido vai ajudá-lo com o seu currículo.

Uma vez estive numa situação em que a alta gerência não conseguiu o ponto até que toda a minha prática, incluindo eu próprio como chefe interino da clínica, alinhou as nossas ofertas de emprego e sincronizou as nossas demissões de modo a que todos as entregássemos em mais de 24 horas.

A vossa gerência sabe o que se passa. Eles fizeram os seus cálculos. Eles são grandes rapazes e grandes raparigas que sabem o que estão a fazer. Há um preço a pagar pela decisão que tomaram. Deixe-os pagar esse preço. Pagar o preço pode ser a única coisa que lhes vai chegar.

Sugiro que mantenha a sua mãe à sua gerência sobre a caça ao emprego dos seus colegas. Não vai comprar-lhe boa vontade com os seus colegas se derramar o feijão e não é como se a sua estatura com a gerência fosse reforçada.

De um (mau) ponto de vista dos gestores não há qualquer problema. Três pessoas a fazer o trabalho de 8 pessoas + horas extraordinárias não remuneradas = lucro máximo. Você e os seus colegas estão a permitir este tipo de comportamento e estão a ser aproveitados. Temporariamente (digamos, 1-2 meses) a assumir mais algum trabalho porque um substituto tem de ser contratado, mas este tipo de falta de pessoal é muito superior a isso. Já disse ao seu chefe que isto é simplesmente inaceitável e que quer que isto pare?

Se isto não melhorar depois de aumentar lentamente, não há mais nada a fazer do que simplesmente parar de fazer as horas extraordinárias. A partir desse momento, mantenha o seu chefe informado de que os projectos não serão realizados a tempo devido à falta de recursos (pessoas). Então uma destas coisas pode acontecer:

• O gestor vai pressioná-lo a continuar a trabalhar horas extraordinárias e a fazer as coisas. Se não cumprir, isto provavelmente significa que será despedido (o que pode ou não ser legal, dependendo do local onde vive).
• O gestor ignora-o, os clientes não conseguem o que querem a tempo, e o negócio provavelmente vai falir dentro de alguns meses.

• O gestor finalmente percebe o seu ponto de vista, e contrata mais pessoas.

• Fiz uma lista das opções na ordem que me parece mais provável, tendo em conta os detalhes da sua pergunta.

É provável que a sua solução mais eficaz para este problema seja procurar emprego noutro local. Por favor veja o meu raciocínio abaixo.

Com base na minha experiência e observações, existem provavelmente 3 razões para os problemas dos seus departamentos:

1. A gestão não é suficientemente competente para saber como determinar eficazmente quando precisam de mais pessoal (já vi isto na maioria das grandes empresas para as quais trabalhei & tende a levar a algumas contratações altamente remuneradas em novos cargos “estratégicos” que proporcionam pouco valor ao longo do tempo enquanto os que estão nas trincheiras não vêem qualquer alívio).
2. A gerência sabe que precisa de mais pessoal, mas há um ou outro: não há fundos apropriados atribuídos ao pessoal do seu departamento OU simplesmente não há dinheiro suficiente na empresa para contratar pessoal adequado ao seu departamento (quando a sua empresa não está numa situação de elevado crescimento).
3. Está numa empresa em fase de arranque ou em elevado crescimento e o dinheiro e as capacidades para adicionar pessoal não são, actualmente, capazes de acompanhar o número de efectivos.

No cenário 1 ou 2 não existem formas realistas de influenciar ou resolver o problema… o pessoal não é visto como uma prioridade ou a empresa está a ter problemas financeiros.

No último cenário, deve definitivamente mencioná-lo à direcção… apoiando a sua opinião com observações que fez, incluindo a forma como adicionar mais pessoal irá trazer valor à empresa. Na única empresa em que fui contratado, as sugestões foram valorizadas por todos os funcionários e, muitas vezes, foram seguidas.

Qual é exactamente o problema? Ter muito trabalho disponível não é, por si só, um problema. Desde que se faça o trabalho que se pode fazer pelo tempo que eles lhe pagam, não há nada de errado aqui. O que é que interessa se muito mais trabalho poderia ter sido feito se houvesse mais recursos disponíveis para o fazer?

O único problema potencial com o que descreve é se está a fazer muito trabalho extra pelo qual não está a ser pago. No entanto, se for esse o caso, então a culpa é totalmente suas falhas. Ir além e acima ocasionalmente quando a empresa tem uma necessidade particular é uma coisa boa, que normalmente será recompensada de outras formas. No entanto, isto está sempre à sua escolha, e não é uma boa ideia fazer de forma sustentada.

Ainda não disse que a administração insiste em ficar até tarde para fazer trabalho extra, por isso, mais uma vez, qual é exactamente o problema aqui? Cabe à direcção decidir quantos recursos serão aplicados a cada tarefa e, por isso, negociar isso com a rapidez com que são feitos. Pode perguntar, pode aconselhar, mas no final não é a sua decisão.

Enquanto estiver a ser pago pelo que está a fazer, não há nada de errado aqui. Se a gerência o está a pressionar para lhe dar mais tempo, simplesmente recuse-se a fazê-lo. Eles ainda estão a receber aquilo pelo que estão a pagar.