O que fazer quando um funcionário doente não responde às comunicações e tem dados importantes?

Ela não te está a “fantasiar” se estiver de baixa por doença.

O objectivo da “baixa por doença” é que a pessoa não se está a sentir bem e não pode trabalhar. Ela pode estar a descansar, pode estar fora para consultas médicas ou fisioterapia, pode ter tomado medicamentos que a deixam sonolenta e esquecida, pode estar deitada numa sala escura com dores de cabeça que pioram quando se olha para uma fonte de luz ou para o ecrã do computador, para resumir uma longa história: ela não está apta para trabalhar. Portanto, não espere que ela faça mais do que o mínimo legal, que no meu estado é notificar o empregador (o que ela fez), apresentar documentação (que você não parece estar preocupado, então acho que está tudo bem) e fazer tudo o que estiver ao seu alcance para ficar boa em breve (o que, pode-se argumentar, você está a dificultar activamente).

Se ela tem informação importante que está apenas na sua cabeça e não em arquivo em algum lugar acessível, isso não é problema her, isto é seu problema como organização. Gaste o tempo necessário para melhorar os seus processos para que isto não volte a acontecer. Porque ela ou outra pessoa ** irá** ficar doente novamente.

Verifique com o seu RH o que é permitido no seu estado. Depois escolha a forma mais pouco intrusiva de a contactar. Talvez por e-mail, porque isso não vai soar nenhum sino e não requer atenção imediata.

Primeiro dizes isto:

“Ontem tentei contactá-la através dos canais habituais e ela não respondeu - ontem ela disse-me que me ligava de volta por SMS, mas não respondeu. ”

Penso que ela não o contactou porque… Está doente e fora do escritório em resultado disso. Deve estar grato por ela ter podido responder-lhe de todo. A sua impaciência e aparente surdez para a ideia de que ela está doente não é um factor motivador para ela lhe responder.

“Não tenho quaisquer sinais de que a funcionária estava infeliz, por isso não tenho a certeza do que aconteceu”

Ela não está infeliz: Ela está doente! Enquanto você e a sua equipa precisam de recuperar esses dados dela, vou expor alguns factos básicos:

• O facto de ela ter dados críticos e ser aparentemente a única detentora desses dados não é problema dela : O facto de estar neste tipo de situação para começar, não fala mal dela ou de si, mas da disfunção do processo de negócio da sua organização. Esta é realmente a questão central que você está enfrentando.
• O fato de ela estar doente não é um problema sobre o qual você possa se queixar : Bem, pode queixar-se de um colega de trabalho por estar doente… E depois você - e a sua organização - vai fomentar uma reputação de ser um idiota que não reconhece as necessidades humanas básicas. Os colegas de trabalho são humanos e os humanos ficam doentes. Uma organização funcional não veria alguém doente como sendo um fardo, porque uma organização funcional teria formas de contornar a perda temporária de um membro da equipa.
• A necessidade empresarial mais “importante” não vem antes das necessidades humanas : A realidade é toda a sua pergunta implica que estes dados são “importantes”, mas será que são realmente importantes? É assim tão importante que um humano doente precise de se esforçar para se adaptar a essas necessidades? Todos os pontos acima referidos voltam a este ponto: Se um recurso humano da sua equipa está doente, ele está doente. Se os dados são/foram importantes, então o seu processo não reflecte isso, uma vez que apenas uma pessoa que os possui e agora está - efectivamente - a ser castigada por si por estar doente está a atrapalhar as necessidades do seu negócio.

O meu melhor conselho é deixar este colaborador em paz e esperar que ela volte.

Se isto significa que um processo de negócio falha, falha. Os seus supervisores devem ser alertados o mais rapidamente possível sobre isto e deve indicar claramente que contactou e não ouviu falar e - isto é importante - não sente que ela deva ser incomodada se estiver doente.

Não pode, por qualquer razão, jogar este jogo disfuncional em que um funcionário é de alguma forma “importante” porque é o único detentor de dados comerciais e, no entanto, é de alguma forma um “fardo” porque ousa ficar doente no meio de alguma necessidade comercial crítica.

Para além das outras respostas correctas:

Faça verificações legais.

Dependendo do seu país e da legislação aplicável, tentativas repetidas de contactar um empregado em licença por doença podem muito bem ser ilegais. A licença por doença é uma área de protecção dos trabalhadores e normalmente está estritamente regulamentada. Um trabalhador tem responsabilidades claramente definidas (informar a empresa, fornecer os documentos médicos apropriados, etc.) mas também protecções claramente definidas. Algumas delas destinam-se a proteger contra o assédio por parte do empregador, e tentativas repetidas de contacto podem levá-lo a entrar nessa área. Poder-se-ia argumentar que está a tentar pressionar um trabalhador.

Além disso, em muitos países, o trabalho é explicitamente proibido durante a licença por doença. Responder mesmo a um e-mail de trabalho é uma actividade profissional. Poderá colocar o seu empregado em problemas (com o seguro de saúde que paga tudo, por exemplo). É certo que é pouco provável que isto alguma vez seja descoberto, mas isso não é uma boa razão.

O que se pretende resumir é que um empregado em licença por doença está ** indisponível**. Em vez de a contactar, precisa de explorar outras opções:

• A informação pode ficar indisponível até ela voltar? Se sim, basta esperar.
• Os dados estão disponíveis de alguma outra forma? Se estiverem armazenados numa obra. Computador, e um administrador de TI pode aceder a ele, verifique com a autoridade legal as restrições para o fazer.
• Os dados podem ser reconstruídos a partir de algum lugar (por exemplo, um novo despejo de base de dados)?
• Porque é que os dados vitais não estão disponíveis para pelo menos duas pessoas? Revise as suas políticas.

Não foi fantasmado, tem um empregado em licença por doença.

Há muitas razões pelas quais uma pessoa doente pode não estar a responder imediatamente e incomodá-la como um namorado demasiado ciumento não lhe fará nenhum favor e pode fazer-lhe muito mal.

O facto de não ter pensado em armazenar dados cruciais num local acessível à organização é o seu erro, mas pode haver formas de os recuperar você mesmo. Como é que ela se deparou com os dados? Se foram enviados por e-mail, podem estar algures no seu servidor Exchange. Se foi uma partilha ou URL, veja se consegue encontrar o link nos e-mails enviados para o seu endereço de trabalho (ou histórico da Internet, se a sua organização os guardar).

Tenha em conta que isto pode não ser possível ou insanamente difícil de fazer numa organização maior. Se ela for a autora, você é o SOL até que ela volte ou esteja bem o suficiente para a enviar. Como tal, pode ser uma boa altura para se familiarizar com o Bus Factor e rever as suas políticas.

O que fazer quando um colaborador em licença por doença tem dados importantes e não está a responder?

Você aproveita o atraso para trabalhar com a sua gestão para desenvolver políticas que eliminem qualquer estrangulamento de uma só pessoa na sua organização.

Não há razão para que dados importantes da empresa estejam acessíveis através de apenas uma pessoa.

Ela detém alguns dados muito importantes para a equipa e eu não tenho ideia de como os recuperar. Devo continuar a telefonar-lhe? Tentar um número diferente? Ou algo mais?

A resposta correcta depende das leis laborais da sua localidade, da importância destes dados críticos e do que tentou até agora.

Em algumas localidades, não pode esperar que um empregado doente faça qualquer trabalho - nem sequer falar consigo. Verifique se esse tipo de regra de trabalho existe no seu local de trabalho.

Uma vez que ela indicou que voltaria para si, é razoável assumir que está disposta a ajudá-lo, mas ainda não o fez. Ela contactou-o através de algum meio - telefone, texto, e-mail - usando esse mesmo meio, basta explicar o que precisa dela e perguntar-lhe qual seria a melhor forma de obter os dados.

Se mesmo assim não obtiver resposta, fale com o chefe dela. Pergunte-lhe se há mais alguém que possa fornecer os dados de que precisa.

Se ela está doente há uma semana e continua a sair, o seu patrão deve provavelmente trabalhar com os RH para considerar qualquer processo de invalidez a curto prazo que se aplique na sua localidade e empresa.

Todas as leis legais e laborais à parte, diga-lhe porquê está a ligar.

Se me estiver a enviar uma mensagem de texto a dizer “call back, is critical!”, não receberá atenção.

“Por favor, ligue de volta por causa da informação X e Y é necessário o mais rápido possível para o prazo do projecto K” receberia pelo menos um olhar para o telefone e talvez lhe possa dar uma resposta de uma frase sobre como encontrar toda a informação de que necessita.

Fornecer informação clara e concisa sobre a sua necessidade mostra ao destinatário que valoriza o seu tempo, reduzindo todos os passos necessários para chegar ao ponto, permitindo uma rápida avaliação do pedido.

Considero o acima exposto válido como um conselho geral, mais ainda se o seu interlocutor estiver de baixa por doença e puder estar a lidar com questões pessoais desagradáveis.

A pessoa doente recebeu a informação importante de alguma forma. Qual é o custo de ter outra pessoa a obter novamente a informação importante sem a ajuda da pessoa doente? Este custo pode ser dinheiro ou tempo ou algum outro recurso.

Você jogou poker tendo apenas uma pessoa com esta informação importante e o destino chamou o seu bluff. Pague o preço, siga em frente, faça melhor da próxima vez.

Pode perguntar ao empregado via SMS que precisa exactamente da informação importante XY e se ele vê uma forma de lha dar ou se é melhor começar por outro empregado do zero. Isto irá mostrar à pessoa doente como a informação é importante, mas também que ela não é pressionada a dar a informação se simplesmente não for capaz.

Numa das empresas em que trabalhei havia uma enorme wiki onde realmente toda a informação de cada projecto ia. Faltava alguma coisa e encontrou a pessoa que a tinha? Deixou-a escrever ou escreveu-a você mesmo, mas da próxima vez que alguém precisou da informação, foi capaz de a procurar e encontrar. Penso que um wiki é mais poderoso do que um monte de ficheiros numa unidade partilhada, porque procurar coisas é muito mais rápido.

Se a informação importante é uma senha ou informação de login, certifique-se de que tem um gestor de senha para toda a empresa, que o seu pessoal de TI sabe como aceder a e-mails, por exemplo, quando clica num link de senha esquecida. O e-mail utilizado para aceder a outros serviços também deve ser documentado no wiki e/ou no gestor de senhas, etc.

Crie um ambiente onde não sejam armazenados dados na cabeça das pessoas, mas tudo em suportes de armazenamento reais, acessíveis por todos, ou pelo menos com acesso grandioso para todos pelo seu pessoal de TI.

Para além das razões fisiológicas e legais descritas, pelo menos nos EUA, existem outras, significantes razões financeiras para a sua empresa* não permitir o contacto com empregados doentes - a maioria dos seguros que cobrem tais “STL” ou “STD” (Short Term Leave or Disability) exigirão que o empregado doente coberto não trabalhe_, o que exclui mesmo uma única resposta sobre o trabalho.

A razão é que se o trabalhador puder responder a perguntas, não é deficiente do trabalho, e a empresa recebe valor e, portanto, deve pagar o salário. Se tal fosse permitido (ou mesmo apenas tolerado), as empresas poderiam simplesmente transferir todos os seus promotores para a STD, não pagar salários (o seguro fá-lo-ia) e fazê-los continuar a trabalhar. Esteja certo de que alguns tentariam fazê-lo.

Se o seguro STD do seu empregado o apanhar a discutir temas relacionados com o trabalho durante a “doença”, podem processar a sua empresa por os ter defraudado. Isso seria bastante dispendioso e a sua empresa ficaria rapidamente sem companhias de seguros alternativas.

[somos mesmo obrigados a desactivar o acesso remoto para todos os empregados doentes, no dia em que o seguro começar a pagar. Que chatice].

Não concordo de todo com o consenso geral entre as respostas acima. A sua expectativa de que o seu colega doente deva responder a chamadas telefónicas e e-mails é perfeitamente normal. O facto de alguém não poder trabalhar eficientemente durante oito horas não significa que não possa trabalhar de todo.

Pergunte a si mesmo se essa pessoa tinha filhos pequenos, será que precisaria de os embarcar porque seria incapaz de cuidar deles? É claro que isso pode acontecer e se for esse o caso, provavelmente não pode esperar que essa pessoa responda a e-mails, mas em 99 casos, de 100 pessoas que estão de baixa por doença, ainda é capaz de cuidar dos seus filhos, e se eles podem cuidar de crianças, podem responder a alguns e-mails ou telefonemas. Por fim, um comentário sobre as críticas que recebeu por “ponto único de falha”. Sim, claro que se deve evitar isso, mas e se esta informação importante foi gerada na tarde antes da manhã, quando esta pessoa ligou a dizer que estava doente? Talvez fizesse parte da tarefa desta pessoa escrever um protocolo após uma reunião importante com o objectivo explícito de evitar um único ponto de falha, mas (s)ele não cumpriu esse dever. Devem contratar dois secretários para cada reunião deste tipo? Isso é completamente irrazoável quando a solução alternativa é que a pessoa doente apenas atenda o seu telefone.