Como posso solicitar novos equipamentos para o escritório?

Em certa medida, o que se está a perguntar é qual a melhor forma de construir um “business case” convincente para as coisas que se pretende. Para construir um caso convincente pode ser útil “procurar primeiro compreender, depois ser compreendido”

Na construção de um caso, as duas coisas principais a salientar são:

- estamos em risco e isto elimina o risco

- isto é um investimento, e irá proporcionar recompensas

Na minha experiência, a maioria das organizações responde mais rapidamente ao risco (medo) do que à recompensa (ganância), por isso, ao construir o caso, este pode ser um argumento melhor. Mais importante ainda, talvez as pessoas tendam a ser muito cépticas em relação às melhorias de eficiência, a menos que lhes permitam reduzir o número de efectivos ou produzir uma melhoria convincente (geralmente um factor x10, ou 5%-10%+ do seu tempo de trabalho total numa semana)

Assim - *Eu sugeriria, sempre que possível, que tentasse associar a melhoria que pretende à redução do risco, a não ser que pudesse apresentar argumentos convincentes para a poupança de custos/tempo. *

Exemplos podem ser:

• reduzir o risco de lesões corporativas (tempo de paragem, implicações legais)
• reduzir o risco de voo/volume de negócios do empregado (más condições, equipamento)
• reduzir o risco de má percepção do cliente/investidor (hardware ultrapassado, escritórios desorganizados)

A segunda coisa a considerar é de onde vem o dinheiro.

Na maioria das organizações existem duas partes - se o seu chefe tem o nível “sign off” para aprovar estas coisas directamente e se tem um orçamento reservado para este tipo de coisas.

Estas duas questões são importantes, porque se o seu chefe não tem o controlo directo do orçamento ou o sign-off, então terá de ir para outro pote de dinheiro contestado noutro local da organização (RH, TI ou o seu gestor de linha), o que geralmente será muito mais trabalho (para o seu chefe), e requer um caso muito mais convincente.

Considere a situação em que o seu chefe tem de apresentar o caso de saúde e segurança a outra pessoa para a presidência - um gestor de topo, ou talvez de RH. se tomarem medidas no seu caso, terão de tomar medidas em toda a organização. Os custos já não são de 500 dólares, são de 500 dólares para todos os que têm uma cadeira mais antiga.

Se for este o caso, então é normalmente melhor levantar a questão informalmente junto do seu chefe, e fazê-lo sobre toda a organização desde o início, e não apenas sobre si, e liderar com o argumento-chave e as provas de apoio:

“Deparei-me com este artigo que sugere que uma ergonomia deficiente custa mais de 500 milhões de dólares por ano, a nível nacional, em termos de tempo de inactividade dos funcionários e de casos de lesões no local de trabalho. Olhar à nossa volta é um risco real para nós - como podemos corrigi-lo?”

Indicando desde o início que está ciente das implicações para o seu patrão do que está a pedir , e alimentando-os com a amunição de que precisarão para defender os outros torna muito mais provável que respondam de uma forma positiva.

Consoante a sua situação, poderá querer juntar-se aos colegas se muitos de vós tiverem condições de trabalho e pedidos semelhantes. Quanto mais se juntarem, maior será a pressão que podem exercer sobre a direcção. Além disso, quanto menos tensão se desenvolve entre si e os outros (como pode acontecer se só você conseguir novos equipamentos mas os outros não).

Por outro lado, quanto mais você for, mais caro é para a gestão cumprir os seus pedidos, o que pode reduzir as hipóteses de sucesso.

Outro aspecto chave é enquadrar o seu pedido em termos que a gestão possa compreender e achar convincente. Ou seja, concentre-se no custo vs benefícios. Por exemplo,

• “Um novo PC com CPU mais rápido, mais memória e um disco SSD custaria à empresa cerca de $NNN. No entanto, iria reduzir o tempo de compilação da nossa aplicação de 10 minutos para 1 minuto, poupando em média X minutos por dia. Isto somaria $MMMM por mês com base no meu salário, pagando o investimento inicial em P meses”

Também pode querer pesquisar no Google os efeitos positivos do mobiliário ergonómico (e os efeitos negativos da falta do mesmo). Muito depende da lei local, mas as empresas na maioria dos países podem ser responsabilizadas pelos trabalhadores que desenvolvem problemas de saúde a longo prazo devido a condições de trabalho ergonomicamente desafiadoras. Por outras palavras, melhorar a ergonomia do seu espaço de trabalho pode ser visto como um investimento da parte da sua empresa para reduzir os custos de saúde a longo prazo, e também para aumentar a satisfação dos colaboradores - o que por sua vez reduz o volume de negócios, mais uma vez poupando custos directos e indirectos consideráveis.

O mobiliário ergonómico pode parecer caro, mas uma cadeira / secretária de alta qualidade pode durar uma década. Em comparação com o salário acumulado de um empregado médio durante o mesmo período de tempo, este custo é de amendoins (ou papel higiénico :-). Assim a sua empresa pode fazer uma enorme diferença a longo prazo no humor, empenho e saúde dos seus funcionários com um investimento cujo equivalente como aumento de salário passaria muito provavelmente despercebido pela maioria.

Pessoalmente, abordaria o pedido ao nosso supervisor do ponto de vista da Saúde e Segurança, em vez de um ponto de vista económico.

• Sentar-se numa cadeira boa e confortável é essencial para a sua saúde a longo prazo.
• Ter uma secretária bem ajustada é importante para evitar Lesões por esforço repetitivo .
• Um computador mais rápido pode aumentar a sua produtividade e um computador mais lento pode não afectar a sua saúde.

Eu ficaria surpreendido e desapontado se o seu departamento de RH não levasse estas considerações a sério.

Sabem que no passado tive o maior sucesso ao simplesmente descobrir o processo de compra de novos equipamentos ou mobiliário e ao preencher o formulário e entregá-lo ao meu gerente. Em boa parte do tempo, pensamos que algo será mais difícil do que é. A razão de se ter mau mobiliário pode ser tão simples como ninguém ter pedido mobiliário melhor.

Agora o timing é tudo, claro, não se faz isto quando acabam de anunciar um despedimento ou um mau quarto em termos financeiros. Mas a maioria dos gestores não quer ter de fazer a pesquisa para determinar que tipo de cadeira e onde a obter e não quer ter de passar o tempo a preencher a papelada. Se fizer tudo isso antes de fazer o pedido, facilita muito a sua resposta, se ele tiver o orçamento. Tudo o que ele tem de fazer é assinar o pedido.

Se ele não tiver o orçamento este ano, pode perguntar se ele pode obter algum orçamento para ele no próximo ano. É por isso que o último “quiarter” do ano é muitas vezes uma boa altura para fazer o pedido - pode haver orçamento não gasto que eles queiram gastar para não o perder no próximo ano ou podem encontrar uma forma de financiar o equipamento no orçamento do próximo ano antes de tudo ser gasto.

Não deixe o seu gestor de lado. No mínimo, mantenha-o informado. O RH pode ou não ser apropriado, dependendo de quem está a gerir o redesenho/reorganização do escritório.

Dois pontos-chave que poderá querer referir:

• A sua secretária actual está devidamente concebida como uma estação de trabalho informática?
• A sua cadeira actual é suficientemente suportada e ajustável para aliviar a tensão nas costas, ancas, pescoço e parte superior do corpo?

A ergonomia e o conforto são importantes, mas não pode simplesmente dizer “Quero uma nova secretária e cadeira” - deve ser óbvio (e se não for o caso, terá de o salientar) que uma secretária e uma cadeira adequadas têm um impacto a longo prazo na saúde, o que acabará por atingir os resultados da empresa em termos de aumento ou diminuição dos custos com os cuidados de saúde.

O mobiliário de escritório mais recente terá também um impacto positivo no moral, e se consultores, clientes (actuais ou potenciais) ou futuros empregados alguma vez virem os seus escritórios, o mobiliário de 20 anos de idade enviará uma mensagem negativa a essas pessoas sobre a empresa.

Quanto ao computador lento, pode demonstrar que será mais produtivo com um sistema mais recente? Quando pedi um PC novo, a conversa começou com “Ainda estou a usar o Windows XP, e os sistemas que estão a correr o código que estou a escrever são tão mais novos (e portanto muito diferentes) que tornam o desenvolvimento difícil”. Sem perguntas sobre a actualização.

O ruído é outro que terá de demonstrar. Será uma distracção da sua concentração? Passa muito tempo em chamadas telefónicas, onde o ruído de fundo se tornará um impedimento? Se estiveres em cubículos, podem ser concebidos para bloquear algum desse ruído?

Se tiveres colegas que partilhem as tuas preocupações e puderes juntar-te para ir à direcção como um grupo, isso vai ajudar muito.

É preciso fazer um caso de negócios.

O que muitas vezes é esquecido é o facto de os funcionários felizes também valerem dinheiro. Se o empregado A diz “Estou aqui sentado nesta cadeira de lixo com uma mesa demasiado alta, parece que o meu empregador não se importa nem um pouco comigo”, esse empregado também não se importará muito com o seu empregador, enquanto o empregado B, que diz “O meu empregador gasta muito dinheiro numa cadeira muito confortável para mim”, provavelmente também dirá “Eu consigo lidar com aquele trabalho extra que chegou no último segundo, sem problemas”.

A pessoa que recebe um computador novo não só é mais produtiva porque o computador é mais rápido, mas também porque não teme ter de trabalhar com aquele computador velho e lento e atrasá-lo, se possível.