Qual é exactamente o significado de tomar posse de um projecto?

Assumir a propriedade não é apenas fazer um trabalho, ou trabalhar num projecto; significa fazer com que a sua missão seja cumprida.

Não olhe para os outros para resolver problemas; em vez disso, procure problemas antes que estes se tornem óbvios, e encontre e implemente soluções.

Se não o consegue resolver, então não se limite a atirar a responsabilidade para outra pessoa; procure a pessoa que o consegue resolver, e certifique-se de que a questão é resolvida.

Não é um papel declarado numa equipa; de facto, o projecto nem sequer tem de ser um projecto de equipa.

Porque é que a gestão gosta de ver os colaboradores como donos do projecto/processo/trabalho; porque isso significa que eles se preocupam. Eles foram além de apenas aparecerem para trabalhar. Agora querem ver o projecto ter sucesso.

Em situações em que ninguém se apropriou de uma tarefa; essa tarefa falhou muitas vezes, ou foi concluída tardiamente, ou foi concluída de forma descuidada. Porque ninguém se preocupou.

As pessoas relacionam-se com projectos em muitas funções. A propriedade é uma delas (A ROLE).

Outras funções importantes incluem campeão, patrocinador, vendedor, cliente e gerente.

O proprietário é a pessoa que, em geral, tem a função de ver a conclusão do projecto. O seu papel é assegurar que todas as funções acima referidas sejam preenchidas e trabalhar em conjunto para completar o projecto. Este é um papel mais social ou político do que operacional.

Os duplos papéis estão frequentemente presentes e turvam um pouco as águas. O exercício inadequado de papéis pode conduzir a um mau desempenho do projecto. Um bom PM detectará isto e tentará corrigi-lo - geralmente através do proprietário. Isto pode levar a um choque, por exemplo, o proprietário e o patrocinador recusam-se a pagar a um fornecedor por trabalhos concluídos e aceites de acordo com o contrato, os objectos PM.

Se algum dos papéis não estiver a ser cumprido, o proprietário precisa de “assumir a propriedade”, ser responsável e corrigir o problema. Deve agir como um representante do verdadeiro proprietário.

Da mesma forma, para as tarefas que vão compor um projecto, a equipa de gestão do projecto pode designar uma pessoa ou grupo para “assumir a propriedade”, ou seja, para ser dono da responsabilidade de o levar a cabo, como várias das respostas sugerem. A apropriação implica tomar cuidado, responsabilidade e a atitude de que a coisa é sua. O triângulo do gestor do projecto (qualidade, custo e tempo) precisa de ser equilibrado no melhor interesse do proprietário. Você deve servir como seu representante.

Veja pmi.org para mais detalhes, Kerzner tem um livro de peso simplesmente chamado “Project Management”.

É importante distinguir entre propriedade do projecto e propriedade do artefacto. Estes são totalmente separados na matriz papéis/responsabilidades.

Nos grandes projectos, os papéis são distintos e limitados.

Nos pequenos projectos, uma pessoa pode ser “Grande chefe, cozinheiro e lavador de garrafas”.

Aviso: Esta é a minha experiência de apenas um escritório em 3 países distintos e não pode ser generalizada, mas isto é exactamente como foi.

Tive de actualizar uma base de dados de uma versão X para outra versão Y na Tailândia, China e Japão.

Quando uma base de dados é migrada, a aplicação precisa de ser corrigida, uma nova versão cliente é instalada e muitas aplicações de terceiros que dependem dela, precisam de ser testadas também.

Na Tailândia, ninguém se apropriou de nada, todos eles me procuraram por algo que não estava a funcionar porque foi “culpa minha”. Escusado será dizer que a migração para a nova versão da base de dados foi longa e enfadonha.

Na China, o gerente da filial tomou posse, mas não tanto os funcionários. A migração foi um pouco melhor porque ele estava a dar tarefas à sua equipa à medida que os problemas eram encontrados e isso ajudou realmente a acelerar a migração.

No Japão, cada indivíduo tomou posse da sua peça. Eles testaram tudo de ponta a ponta e eu nunca tive que perguntar se foi feito. Encontrámos alguns problemas, eles iam trabalhar um pouco mais sobre o assunto. Não foram feitas perguntas.

A migração decorreu sem falhas. Tudo funcionou no primeiro dia após a migração.

Esta é a diferença que a apropriação faz.

Dei uma palestra convidada na Software Methods and Tools 2000 em Wollongong, sendo o tema o estado da gestão de projectos, e perguntaram:

a sua origem se possível

Comecei a ouvi-la pela primeira vez em meados dos anos 90 em Silicon Valley, que é também a época em que o “Project Manager” começou a ser uma espécie de carreira, e distinta da “gestão”. Depois mudei-me para a Costa Leste (dos EUA), e alguns anos mais tarde a frase chegou ao banco onde trabalhei (c. 2000), embora não esteja a insinuar que a tenha trazido comigo. Nessa altura geria um grupo de gestores de projecto, separando assim claramente os dois tipos de actividades de gestão, projectos e pessoas.

porque é tão importante do contexto do gestor

O vocabulário de gestão é tão limitado quanto trendy. Por exemplo, mais ou menos nesta mesma altura o eufemismo recursos tornou-se um substituto macio e espontâneo para as pessoas, bem como para as máquinas, os edifícios e o dinheiro. “Quantos recursos são atribuídos a este projecto?” é provavelmente uma frase que já ouviram.

A frase “George owns este projecto” é actualmente (2016 / TI e ambiente académico) equivalente a dizer “George ** é o empreiteiro geral** para a extensão da minha casa”. O proprietário do projecto é por vezes identificado como o Project Manager, o que considero inadequado, e retira todo o significado à palavra owner.

O verdadeiro proprietário de qualquer projecto é a pessoa que pode negociar o negócio para as pessoas e o dinheiro para fazer o trabalho. Raramente os PM tradicionais podem fazer isso; eles relatam o status, organizam o trabalho, pesquisam pelas pessoas ou pelo dinheiro, respondem às queixas e, às vezes, aceitam a pressão. Estes factos empurram a verdadeira propriedade para o cliente - só o cliente pode dizer “OK” para a atribuição de mais fundos ou de mais folhas de horário. Neste contexto, parece que I é o dono do projecto para colocar uma extensão na my house. Posso processar o empreiteiro geral se as coisas não correrem bem, mas essa é a extensão da minha recuperação por má execução… por oposição a más decisões da minha parte.

como é útil para o projecto/empresa

Tenho as minhas dúvidas de que assim seja. Note que nenhuma das coisas discutidas aqui …

• proprietário
• gestor de projecto
• gestor
• recurso

… são reais. São diferentes de customer e vendor que lhe dizem quem está a pagar, e quem está a ser pago. Clientes e fornecedores são reais, e estarão sempre por perto.

Considero esta terminologia como uma bandeira vermelha, a maior parte do tempo, sobretudo quando vem da gerência.

A ideia básica é que eles querem que você seja emocionalmente investido em fazer o que quer que aconteça, trabalhando quaisquer que sejam as horas e os horários necessários, sacrificando outras actividades, etc.

Se o projecto foi ideia sua em primeiro lugar, e lhe parece importante, então é muito provável que já o esteja a fazer, embora talvez não ao ponto de destruir totalmente o equilíbrio entre a vida profissional e familiar. Portanto, se a gerência lhe está a pedir para fazer isto, então não é um projecto de que realmente se preocupe, e eles sabem disso. Talvez achem que está condenado ao fracasso. Talvez achem que os resultados seriam inúteis ou contraproducentes. Talvez consiga pensar facilmente em mais dez coisas importantes e deseje fazer o seu esforço.

Ora isso nem sempre é verdade. É possível que estejam a tentar comunicar, por exemplo, que querem que encoraje outras pessoas e que orquestre os seus esforços, e não apenas que faça a sua parte da tarefa. (Isto pode não funcionar tão bem se você não for uma pessoa do povo e não tiver autoridade, mas para algumas pessoas funciona bem)

Também é possível que eles estejam a tentar dar-lhe uma orientação gentil longe de uma atitude “não é problema meu”, como descrito numa das outras respostas. É normalmente verdade que quanto mais sénior for a pessoa, mais possibilidades tem - e uma forma de se tornar sénior é, muitas vezes, assumir uma maior amplitude. Nos campos técnicos, provavelmente não tem de esperar para lhe ser atribuído esse âmbito - basta seguir quaisquer problemas para onde quer que eles levem, em vez de os passar apressadamente para alguma outra equipa, que poderia ter melhor conhecimento.