Como solicitar uma reunião com alguém que não conheço?

Se uma pessoa qualquer que eu não conhecesse agendasse uma reunião individual comigo, eu ficaria muito confuso e partiria do princípio de que se tratava de um erro. Provavelmente ignorá-lo-ia no início, esperando que o remetente corrigisse o seu erro. Passado algum tempo, se não desaparecesse, recusaria a reunião sem comentários.

Talvez eu esteja em minoria, mas isto só me aconteceu em ocasiões muito raras. As pessoas apresentam-se sempre primeiro, o que evita qualquer confusão. Isso é realmente o melhor que se pode fazer. Envie um e-mail a dizer que gostaria de marcar uma reunião, e certifique-se de dizer porquê. Se tiver a capacidade de ver a agenda deles, sugira uma hora.

O melhor caminho é evitar confusões e não fazer suposições.

Estou frequentemente no fim de receber este tipo de convites. Da minha perspectiva, o que funciona melhor é um convite de perspectiva que inclui uma introdução, objectivos e agenda para o encontro (que todos os convites já deveriam ter!),

Algo como:

“Olá, eu sou o Bob e sou o novo estagiário do departamento xyz. O meu gerente achou que seria uma boa ideia encontrar-me consigo para saber mais sobre o departamento abc. Agradecia que demorassem meia hora para um rápido encontro e saudação e algumas apresentações sobre o vosso mundo. Se este tempo não funcionar, terei todo o prazer em remarcar”.

Isso torna-o mais rápido e fácil para mim: Entendo rapidamente do que se trata e se tudo isto for bom, posso simplesmente “aceitar” ou fazer uma resposta rápida para recusar ou ajustar. Se possível, evitaria algo que requer múltiplas comunicações. Se você puder entrar com uma mensagem, faça-o com uma única mensagem.

Isto vai variar muito com base na cultura.

Por exemplo, como americano, não me importo de criar um encontro com alguém que nunca conheci. Não me importo que outros o façam comigo (desde que eu tenha contexto para a razão de o fazerem). Isto é bastante comum em culturas directas.

Contudo, o meu chefe não é de um país ocidental. Ele sente-se realmente desconfortável quando as pessoas criam aleatoriamente encontros com ele, porque é muito impessoal e rombo/abrido. Ele sentir-se-ia muito mais confortável com um e-mail introdutório a pedir primeiro para marcar um encontro. Ou se alguém lhes fosse apresentado pessoalmente, primeiro.

Generalizar, a cultura ocidental é directa e valoriza o negócio primeiro, a relação segundo. As pessoas deste meio provavelmente não se importarão se você marcar uma reunião aleatoriamente (desde que você não perca tempo). Pessoas de culturas menos directas e mais relacionais vão-se importar muito mais com como você faz isto. A relação é importante para elas.

Basicamente, vai depender muito da cultura. Tanto da sua empresa como de alguma influência dos antecedentes de todos os envolvidos.

A sua melhor resposta vai ser perguntar ao seu chefe. Eles devem ter uma boa noção da cultura interna da sua empresa, podem conhecer as pessoas e podem dar uma resposta mais específica ao contexto.

O que eu abordaria (e faria):

• Enviar e-mail de introdução, dizendo “o meu patrão sugeriu que eu lhe falasse sobre X. Posso configurar 30 minutos no nosso calendário para falar sobre isto”
• Depois de receber a resposta, envie um aviso de reunião

Se quiser enviar uma reunião sem o email de introdução certifique-se de incluir clear contexto que 1) o seu chefe o sugeriu e 2) porque se está a reunir.

Independentemente da tecnologia de comunicação que se utilize, quer convencer a pessoa de que a reunião valerá a pena. Deve pensar no valor que a reunião tem. Será que os ajuda a fazer o seu trabalho? Provavelmente não. Quer mostrar-lhes que vai ajudar a organização e que tem respeitado o seu tempo. Deve preparar as suas perguntas para que a reunião lhe dê as respostas que procura. Seria útil mostrar que o fez. Se o fizer, muitas pessoas ficarão felizes por o ajudar.

Uma história que mostra aquilo de que estou a falar. Recebi um telefonema de um engenheiro muito júnior. Ela estava a perguntar como tínhamos resolvido certos problemas no meu programa para poder aplicar isso ao seu programa. Ela tinha estudado os desenhos cuidadosamente e tinha uma lista de perguntas específicas preparadas. Eu respondi às que pude e dirigi-a a pessoas que podiam responder aos outros. Passámos 20 minutos ao telefone. Fiquei feliz por a ter ajudado e à nossa empresa a lidar com os seus problemas. A sua preparação tinha tornado o telefonema muito produtivo.

Eu tentaria dentro do Outlook e ver se consegue ver a agenda deles para que na marcação de uma reunião não haja algo já lá.

Se isso não funcionar, então eu provavelmente sugeriria ir à secretária deles para que eles pudessem ver a sua disponibilidade rapidamente assumindo que estas reuniões vão ser realizadas em breve. Se não se importa de esperar muito tempo, então posso ir ao e-mail, que pode ser a forma de prioridade mais baixa. Isto também pode transmitir a importância da reunião, uma vez que o e-mail pode ser ignorado em alguns locais, pelo menos pelo que vi nos meus anos de trabalho.

IM só faz sentido se as pessoas forem conhecidas pela sua utilização e é uma forma de contactar alguém. Se um gestor estiver a reunir 90% do tempo, então pode ser que um MI seja melhor do que o habitual. Caso contrário, pode não fazer muito.