Como é que pergunto educadamente sobre a "urgência" de um pedido de trabalho - ou seja, até que data deve ser preenchido?

Assim que o trabalho lhe for atribuído, se não tiver um prazo, obtenha um. Parece que está num papel de apoio e pode apoiar outras pessoas no negócio. Todas as tarefas que lhe são atribuídas devem ter uma data limite. Se lhe for atribuído um trabalho que não tenha uma data de vencimento, precisa de o pedir.

Eu diria o pedido semelhante a:

Qual é a última data em que posso fazer isto e ainda ter o seu horário cumprido?

Frases como esta indicarão que se preocupa em ajudar o projecto que está a apoiar a satisfazer as suas necessidades, mas também começam a indicar que tem outros trabalhos com outras datas de vencimento.

Se precisar de apoiar algum tipo de trabalho antes de o pessoal do projecto assumir o controlo, o gestor do projecto deve ser capaz de descobrir qual é a última data em que pode entregar o seu trabalho a alguém da equipa do projecto para evitar atrasos no calendário.

Eu também consideraria a possibilidade de envolver o seu gestor para agilizar o processo, especialmente se lhe são frequentemente atribuídas tarefas sem datas de vencimento ou com datas de vencimento não razoáveis. Cada pedido ao departamento de TI deve ter uma data “completa o mais tardar” associada a este. As pessoas que submetem os pedidos ao seu departamento também devem ter uma noção do tempo que demorará a realizar o trabalho - a diferença entre a data do pedido e a data de conclusão não deve ser inferior ao tempo mínimo para completar a tarefa. Cada projecto que requer o seu apoio deve compreender que está a apoiar vários projectos e precisa de comunicar as suas necessidades o mais cedo possível para que o tempo e os recursos necessários possam ser programados de forma eficaz.

Posso estar enganado, mas parece-me que tem vários PM’s a dar-lhe trabalho para fazer - nesse caso, penso que não deveria estar a perguntar qual é de todo o prazo, penso que deveria estar a redireccionar os seus clientes para o seu gestor imediato cuja função é dar prioridade (e atribuir prazos) a todo o seu trabalho.

O problema em obter “prazos” de várias pessoas é que cada pessoa acreditará sempre a 100% que o seu pedido é mais importante do que todos os outros elses, e não saberá nem se importará que esteja a receber pedidos de quatro ou cinco outras pessoas ao mesmo tempo. Por isso, tem uma única pessoa que satisfaz todos os pedidos, e essa única pessoa precisa de um esforço suficiente para poder dar prioridade a um pedido de uma pessoa em relação a todos os outros.

Veja também a resposta sobre este tópico: dizer não aos gestores de projecto? “.

Outros já referiram que não há razão para hesitar em pedir prioridade na tarefa. Contudo, há outra consideração que parece escapar às respostas:

** Deve estimar a tarefa antes de acordar o prazo**. Uma vez que qualquer tarefa é resultado de um acordo mútuo, não deve aceitar cegamente qualquer prazo. Em vez disso,

1. Tente estimar a tarefa, encontrando os recursos (incluindo tempo) necessários para a executar;
2. Embora a estimativa deva ser normalmente uma tarefa altamente prioritária, não deve interromper as suas outras tarefas. Se o fizer, faça uma estimativa de uma tarefa separada e negocie-a ;
3. Se a tarefa for separável, não ignore este facto pois a análise de partes melhoraria a precisão da sua estimativa;
4. Após a estimativa estar pronta, apresente as soluções dadas nas outras respostas;
5. Se a tarefa dada exigir o adiamento de outras tarefas atribuídas anteriormente, não se esqueça de negociar este facto com aqueles que estão à espera dos seus resultados para outras tarefas, pois podem não ficar satisfeitos por saber que está atrasado.

Não se tenta perceber quando é o prazo, apenas se pergunta. Qualquer especulação da sua parte será provavelmente falsa, e mesmo que acerte de vez em quando, os prazos não são realmente algo em que se deva especular.

Basta perguntar. Se a resposta é “faça-o o mais depressa possível”, então faça-o o mais depressa possível.

Não deve ser conciso em pedir uma data limite - está apenas a recolher informação para melhor servir o seu cliente.

Tem de ter cuidado com acordar com uma data, e ** não pode*** fazer isto até saber -

1. quanto tempo o trabalho vai demorar, e
2. quando terá esse tempo disponível.

Uma vez que tenha esses dois dados, pode comprometer-se com uma data específica em segurança.

Então, quando pergunta ao cliente quando é que ele quer que a data seja atingida, ou está apenas a recolher informação e não se compromete (deixe isso claro) ou poderá dizer ao cliente se pode ou não cumprir a data.

Se não pode comprometer-se honestamente com a data que o cliente quer, então alguma negociação precisa de acontecer, sobre que tarefas faz quando. Quem o fizer, precisa de compreender as prioridades gerais.

Também, desculpe, mas penso que é melhor perguntar simplesmente quando é necessário, em vez de pedir “a data mais recente que precisa” ou o que quer que seja. Basta ser directo e aberto.

Os prazos e o ASAP não são muito úteis como ferramenta de planeamento: Fazer o prazo significa comprometer algo mais. A decisão tem de incluir a compreensão dos compromissos envolvidos.

Muitas vezes você está na melhor posição para julgar a relativa urgência de todo o trabalho disponível, mas é o seu chefe que decide como priorizar o seu trabalho. Você dá a informação ao seu chefe:

Tarefa A é importante mas vai demorar muito tempo; eu devo fazer 80% em 20% do tempo, depois seguir em frente.

Tarefa B não é tão importante, mas é realmente rápido; eu devo fazê-lo primeiro.

Depois cabe ao seu chefe corrigi-lo com base numa compreensão mais ampla das necessidades da empresa:

Sim, faça a tarefa B primeiro, mas depois passe para toda a tarefa A, mesmo que demore muito tempo.

No entanto, no caso que está a perguntar, parece que não sabe como priorizar este trabalho, por isso pergunta:

Penso que a Tarefa A vai demorar tanto tempo, mas não tenho a certeza de como devo priorizá-la em relação à Tarefa B, C, e D. O que acha?

Tive de lidar com gestores que soam como os clientes com quem parece estar a lidar. Eu faço sempre questão de obter três coisas deles:

• Qual é a data prevista para isso?
• Qual é a minha entrega?
• Que tarefas devo deixar para que isso aconteça?

A última pode ir para o seu gestor directo, mas todas as três são importantes. A maioria dos gestores/clientes irá assumir que todos os bilhetes são importantes até serem obrigados a considerar os três aspectos de uma tarefa.

O primeiro é fácil de ser petulante (“Ontem!”), mas o segundo e o terceiro obrigam-nos a articular a sua questão e a matar os seus queridos. Mais de uma vez, foi-me atribuído um bilhete com a maior prioridade, mas puxado depois de o gerente se aperceber que não sabiam o que realmente queriam, ou que não estavam dispostos a parar de trabalhar em outro bilhete para fazer esse bilhete acontecer.