Como posso desencorajar os trabalhadores de fazerem horas extraordinárias voluntárias?

Ao dizer-lhes, pessoalmente, às 17 horas, para irem para casa.

Isto parece simples (e é), mas vai muito longe.

No início da minha carreira, o meu patrão disse-me para ir para casa às 17 horas, e eu nunca me esqueci. Ele disse-me que ainda há muito trabalho para amanhã, e que agora não é altura de “queimar o óleo da meia-noite”.

Em troca, tornei-me mais pontual, e raramente almocei muito. Ênfase: Recompensei a sua gentileza e o seu reconhecimento pelo meu equilíbrio trabalho/vida com maior eficiência e esforço. O meu moral aumentou e acredito que me tornei um empregado mais valioso.

Se fizer o mesmo, pode esperar um retorno de investimento semelhante por parte dos seus empregados.

Assumindo que está nos EUA…

Se os empregados não isentos trabalham horas extraordinárias, e sabe que eles trabalham horas extraordinárias e não lhes pagam tempo e meio por isso, está a infringir a lei. Os empregados não podem ser voluntários. Você precisa de instruir os seus empregados que quando eles fazem isto, não são eles que infringem a lei, mas sim você. Por muito bondoso que o seu trabalho seja intencional, está a colocar a sua empresa num sério risco. Se não conseguir impressioná-los e levá-los a cumprir voluntariamente, torna-se uma questão disciplinar.

Aqui está uma bela explicação da lei. (A Fair Labor Standards Act diz que os empregados devem ser pagos horas extraordinárias quando trabalham mais de 40 horas por semana. Os empregados que sejam executivos, administrativos, profissionais, informáticos ou de vendas externas podem ser isentos desta lei devido à natureza do seu trabalho e ao nível profissional de remuneração. Os trabalhadores abrangidos pela lei são referidos como não isentos)

Nota adicional: Aparentemente, nos UK , não é exigido o pagamento de horas extraordinárias desde que as horas não remuneradas não tenham uma taxa de remuneração inferior ao salário mínimo. Terá de acompanhar todas as horas que trabalham e dividir o seu salário total por essas horas para determinar se está de acordo com a lei. Não devem ser horas de trabalho que não sejam rastreadas.

Uma forma muito poderosa, mas muitas vezes negligenciada, de desencorajar horas extraordinárias excessivas é oferecer às pessoas horários de trabalho flexíveis.

Se tiver um sistema para horários flexíveis, então as pessoas têm ambos o cuidado de registar com precisão os seus horários de trabalho, para que não percam a acumulação de horas flexíveis, e têm em mente as horas que estão a trabalhar.

Um exemplo de sistema de horário flexível pode ter horário flexível das 10:00 às 16:00, permitir a um empregado acumular até 3 dias (24 horas) de horário flexível, ou entrar em débito de um dia de horário flexível, mas exigir que não tire mais do que 2 dias (ou 4 meios dias) de folga (tempo livre dentro do horário flexível) por mês sem tirar férias anuais.

Pode parecer contra-intuitivo, mas psicologicamente, se se está a aproximar do limite máximo das horas que se podem acumular, começa-se a pensar “se eu trabalhar muitas mais horas, vou perdê-las no final do mês”, pelo que se começa a reduzir.

Na União Europeia, é preciso ter cuidado para que os trabalhadores não acabem a trabalhar mais horas do que as permitidas pela Directiva Europeia Tempo de Trabalho . Excepto no Reino Unido (onde pode concordar em renunciar, por escrito, aos seus direitos ao abrigo da Directiva Tempo de Trabalho) os Estados-Membros devem assegurar que o tempo de trabalho semanal é limitado por lei, ou por convenção colectiva e o tempo de trabalho médio não deve exceder 48 horas por cada período de 7 dias durante o período de referência de 4 meses.

A propósito, a fim de cumprir esta directiva, os empregadores na Europa são efectivamente obrigados a manter um registo do tempo de trabalho dos trabalhadores. No Reino Unido, conheci empresas que solicitaram aos trabalhadores que optassem por não trabalhar mais horas, mas que eliminassem a exigência de horas a acompanhar, reduzindo a carga administrativa tanto para o trabalhador como para a empresa.

A única outra coisa que eu diria é que, embora as horas de trabalho sejam uma parte significativa da vossa situação, gerir as pessoas de forma a que não sintam a necessidade de passar horas excessivas ao longo do tempo é outra.

Deve tentar identificar se existem outros impedimentos ao trabalho destes funcionários.

É possível, por exemplo, que eles estejam a passar tanto tempo durante o dia a ajudar os recém-chegados que ficam até tarde só para terem alguma paz e sossego e se permitirem entrar em fluxo . Uma forma de evitar isto pode ser ter um membro da equipa estabelecida de cada vez disponível para ajudar os recém-chegados, deixando os outros membros da equipa estabelecida para se concentrarem no seu trabalho. Isto poderia mudar todos os dias/semana, para que as pessoas tenham pelo menos um dia/semana para se concentrarem nas suas tarefas (dependendo das suas necessidades empresariais).

Ter uma pessoa a trabalhar a 50% e duas a 100%, mas apenas colocar 100% do seu horário de trabalho pode funcionar melhor do que ter três pessoas a trabalhar a 70% (devido à mudança de tarefa), mas trabalhar 120% do seu horário para compensar o tempo.

Podias tentar algo que o meu antigo patrão fez. Ele enviou um email dizendo algo para o efeito de

A fim de conservar energia, a iluminação e o HVAC serão desligados todos os dias às 6:15. Se precisar de continuar a trabalhar, por favor, trabalhe à distância a partir de casa. Obrigado por tornar o escritório mais amigo do ambiente

Eu acredito que ele só queria todos lá das 9-5 para não ter de trabalhar até tarde e para não ser chamado quando estivesse com a sua família. Todos os programadores (incluindo os nocturnos) realmente ajustaram a sua agenda para caber quando as luzes estavam acesas, e muito raramente alguém trabalhava depois das 6:15, pois tinham de mudar tudo e voltar a montar em casa.

Você mesmo deu a resposta:

Seja direto. Diga-lhes que os seus esforços lhes granjearam a sua gratidão. Diga-lhes que, ao mesmo tempo, se a sua necessidade comercial exigir que os dispense, terá de fazer o que a sua necessidade comercial exige e dispensá-los. Porque pagar-lhes em agradecimentos e notas de apreço não irá longe com os seus senhorios.

Talvez possa arranjar algum tempo de folga para aqueles que fazem horas extraordinárias. Isso, mais uma indemnização extra, se alguma vez tiver de os deixar ir. Ou, pode dizer-se que está a gerir um ambiente profissional, armazenar o frigorifico e deixá-los ir :)

O método mais simples que não deve encontrar qualquer problema jurídico nos EUA ou no Reino Unido é exigir que qualquer hora extra seja pré-aprovada. Pode também realçar outros aspectos culturais da organização que esta mudança melhoraria se não quisesse que o foco fosse apenas na questão financeira. Considere um aviso semelhante a este:

Apreciamos o entusiasmo pela nossa organização demonstrado pelos colaboradores que vão para além do dever de serviço. Embora apreciemos este esforço, há algumas coisas que nos preocupam. Somos uma empresa orientada para a família, e por isso não queremos afastá-lo da sua família mais do que é necessário. Preocupa-nos também que quando a maioria das pessoas trabalha horas extraordinárias, o ambiente possa fazer com que todos sintam que têm de se comprometer com horas extraordinárias, mesmo quando têm outras responsabilidades a que têm de se dedicar. Por último, como as horas extraordinárias só são descobertas quando as folhas de horas são entregues, ocasionalmente, causam problemas contabilísticos mais difíceis que gostaríamos de evitar.

Portanto, a partir de 14 de Julho, todas as horas extraordinárias devem ser aprovadas previamente, por escrito ou por e-mail, pelo seu supervisor directo. Geralmente as horas extraordinárias não serão permitidas excepto para trabalhos muito urgentes que não podem esperar até ao dia de trabalho seguinte. O seu supervisor poderá ajudá-lo a fazer esta determinação se não estiver seguro da prioridade do seu trabalho.

Obrigado pelo seu precioso tempo e esforço!

Pode mais tarde instruí-los de que as chamadas telefónicas estão bem desde que sejam imediatamente seguidas por e-mail para um trilho de papel. Dependendo das leis do seu país, pode também informá-los que as horas extraordinárias não aprovadas não serão pagas, mas isso provavelmente baixaria o moral. Pode, em vez disso, dizer àqueles que insistem em fazer horas extraordinárias sem aviso prévio que espera que elas saiam do trabalho em igualdade de condições no período de pagamento seguinte, para que isso não afecte tanto a contabilidade, e que, se continuarem a fazer horas extraordinárias sem aviso prévio, poderá ser obrigado a deixá-las ir por violação da política da empresa. Na maioria dos locais os empregados não podem forçar os empregadores a pagar pelo trabalho que o empregador não autorizou, mas pode haver alguns detalhes difíceis de entender quando comunicar isto aos empregados.

Mais uma vez, consulte um advogado familiarizado com a legislação laboral na sua região.

Não tenho a certeza de qual é o seu negócio, mas como programador de software, tenho trabalhado regularmente até tarde sem ser solicitado ou pago.

Isto é normalmente porque surge um trabalho imprevisto - quer seja arrumar um código difícil de compreender, quer seja ter de reescrever uma funcionalidade previamente entregue para entregar a próxima funcionalidade.

Essencialmente, é sempre um investimento de tempo hoje para tornar a vida mais fácil amanhã.

Se eu não quiser trabalhar até tarde, a única opção que tenho é pedir ao meu gestor mais tempo à 11ª hora - isto não me parece bem e é difícil de explicar quando o gestor não compreende a natureza das questões técnicas com que se depara.

Politicamente, a coisa mais segura a fazer é continuar.

Se realmente não quer que os seus trabalhadores trabalhem até tarde, precisa de perceber a quantidade de tempo que eles realmente precisam para fazer o trabalho durante o horário de trabalho. Tente o seguinte:

1. Se o trabalho for dividido em tarefas que são estimadas em horas, faça com que eles actualmente registem quantas horas gastam a completar a tarefa. Obterá então uma média das estimativas e será capaz de planear em conformidade.
2. Descubra se há algum gargalo na sua carga de trabalho. Pode haver questões técnicas que podem ser resolvidas com um pouco de esforço que lhe trará dividendos no aumento da eficiência. Por vezes os trabalhadores dos escalões mais baixos não dizem nada a não ser que lhes seja pedido!

Se realmente não consegue acelerar as coisas ou dar mais tempo, a única outra opção é dar menos trabalho. Os seus funcionários podem ter algumas ideias muito boas de como entregar menos funcionalidades, mas mesmo assim entregar o mesmo valor ao cliente final. Vale a pena fazer a pergunta.

Boa sorte.

Não disse que as condições meteorológicas estavam isentas ou não isentas. Para os empregados não isentos (normalmente de hora em hora), penso que a resposta de MJ6 é óptima. Vou dirigir-me aos empregados isentos (normalmente com salário).

Neste caso, presumivelmente não os quer a trabalhar horas extraordinárias porque não os quer a queimar. Neste caso, não é necessariamente uma coisa muito* para eles trabalharem mais, mas os efeitos na sua vida pessoal e felicidade podem fazer disso um problema.

A melhor redacção que encontrei para abordar esta questão foi “Quero que se lembrem que precisamos de trabalhar em equipa a um ritmo sustentável. Aprecio o esforço extra, mas se continuarem a dedicar tantas horas, estão a condicionar as pessoas a esperarem de vós esse nível de esforço no futuro e estou preocupado que se acabem por esgotar”. Os colaboradores apreciarão normalmente a preocupação com os seus sentimentos.

Além disso, encorajo-vos realmente a não fornecer qualquer tipo de recompensa monetária por este comportamento. Sim, eles deram tempo extra, mas você não quer encorajar uma cultura onde isso é esperado, exigido ou recompensado. Apreciação verbal pelo seu esforço (com o entendimento de que não vai continuar indefinidamente) está bem. No entanto, neste caso isento pode adoptar uma linha mais suave, uma vez que algumas pessoas apenas gostam de trabalhar 60 ou 80 horas semanais sem remuneração extra.

Oh, e você tem sorte em ter empregados tão empenhados. Agora só tem de trabalhar para os manter felizes e empenhados.

Fiz exactamente isso há anos e anos numa empresa muito pequena, mas era eu que trabalhava horas extraordinárias, quase 20 horas por dia, e na verdade nunca informei ninguém, honestamente só queria que as coisas funcionassem e estava muito entusiasmado com tudo isto.

O então proprietário percebeu isso e deu-me acções da empresa, algo como 1%, e deixou-me livre para fazer o que eu queria e cuidar das coisas.

A empresa cresceu para milhares de empregados ao longo do tempo e nem eu nem o proprietário lamentamos nada.

Se tiver a sorte de ter esse tipo de pessoas a trabalhar para si, o que posso assegurar-lhe que é MUITO RARO, considere falar com o seu advogado e torná-los parte do negócio, mesmo que seja por 1%.

Dê algum tempo e até comece a dar acções como bónus anuais.

Encontrou algumas pessoas muito boas que querem cuidar de um negócio que nem sequer é deles, dê-lhes o que valem e deixe-as fazer parte dele.

Trabalhou para mim.

Se estiver a utilizar um relógio de ponto móvel, pode enviar-lhes um lembrete como um lembrete para não baterem o relógio quando atingirem, o que definiu para ser, o seu limite máximo diário de horas. Deve poder receber uma notificação por si próprio. Finalmente, existem alguns sistemas que os impedem de continuar a fazer o login das horas e basicamente pede-lhes que lhe chamem um dia.

Pode, e deve, dizer-lhes.

Também pode liderar pelo exemplo, saindo você mesmo a tempo. Se necessário, regresse após terem ido para casa. Em algumas culturas Japonês vem à mente) é considerado descuidado sair antes do seu supervisor.

Como estes colaboradores são tão entusiastas, eu consideraria de alguma forma torná-los parceiros no negócio, em alguns termos que são mutuamente aceitáveis, no que diz respeito a manterem um controlo que lhes seja confortável e tal.

Então eles têm uma razão muito boa para estarem a fazer o trabalho extra.

De certa forma, já se estão a comportar como parceiros: pessoas que têm um interesse pessoal em fazer o negócio ter sucesso e colocar no tempo, da forma como os proprietários do negócio o fazem.