Explicaria as circunstâncias de forma simples e breve, e perguntaria à pessoa se verificaria o seu fim. Claro, deixando em aberto a possibilidade de ser um erro de outra pessoa (incluindo o seu).

A menos que a outra pessoa seja totalmente irascível, isto deve ser aceitável.

Sejam educados, pessoais e compreensivos. Já disse que não pensa que foi intencional e que não foi inconveniente.

Um bom exemplo do que poderia dizer:

“Olá {pessoa},

Obrigado por me enviar o {file} Eu pedi. Tem, por acaso, versões mais actualizadas? A que me enviou é idêntica à minha, e eu estava a pensar se a minha cópia já estaria totalmente actualizada. É perfeitamente possível que seja esse o caso, mas gostaria apenas de ter a certeza. Se me pudesse informar, e enviar-me qualquer outra versão actualizada que tivesse, ficaria muito grato. Desculpe o incómodo, especialmente se se verificar que cometi um erro sobre as versões originais dos ficheiros.

Tenha um óptimo dia, e obrigado mais uma vez!

~!Acolyte”.

Verifique para ter certeza de que é um erro

Certifique-se de ter clicado no link certo. Use documentos comparativos para garantir que não há alterações (ou use um checksum, como você fez). Antes de fazer um pedido e de tirar conclusões, faça a sua devida diligência para poupar algumas dores de cabeça.

The Issue with E-mail

E-mail is a really confsy medium. Você envia para várias pessoas ao mesmo tempo, algumas das quais você pode não saber, e o tom de voz não é anexado. Isto quer dizer que é um parque de diversões para gestores tolos e pessoas demasiado grandes para as suas calças lerem o que quiserem no contexto do e-mail.

Por essa razão sugiro uma rápida mensagem instantânea ou um telefonema (a uma hora minimamente intrusiva, como logo pela manhã, ou logo após o almoço). Isso permite-lhe falar directamente com a pessoa, facilitar a sua reparação imediata (em vez de se tornar um outro pedido na caixa de entrada) e permitir que o seu tom de voz transmita informações perdidas num e-mail.

Se enviar um e-mail, recomendo vivamente que o envie apenas para a pessoa que enviou o ficheiro. Remova todos os CC’s e envie um e-mail simples e rápido como:

Hey John, verifiquei duas vezes o ficheiro que enviou ontem, mas este não foi actualizado desde a última vez. Quando tiveres oportunidade, podes dar-lhe uma vista de olhos e actualizá-lo se necessário? Obrigado.

As chaves são:

1. Explique que já verificou o

2. Dê-lhes uma acção clara

3. Não inclua qualquer linguagem negativa atribuindo culpas

O e-mail por natureza é “sério”, por isso mantê-lo curto pode ser uma boa estratégia para mitigar a gravidade. Se formatar o mesmo e-mail acima de forma incrivelmente formal, a sensação é totalmente diferente:

Hey John,

Verifiquei duas vezes o ficheiro que enviou ontem, mas não foi actualizado desde a última vez.

Quando tiver oportunidade, pode dar uma vista de olhos e actualizá-lo se necessário?

Obrigado de antemão, - Nick

Que chato, huh. A minha abordagem é normalmente algo que não tenta atribuir-lhes a culpa pelo erro, mas deixa claro que eles não enviaram o artigo certo.

“Olá {so-e-so}. Peço desculpa se fui vago no meu pedido. Já tenho a versão X, datada de MMDDYYYY, do ficheiro e creio que há uma versão mais recente Y, penso que de ontem? Poderia enviar a última, ou se não a tiver, diga-me a quem perguntar? Muito obrigado pela tua ajuda, desculpa continuar a chatear-te”

Agora, sabes muito bem que eles fizeram asneira mas estás a fazer-te de bom rapaz. E assim não vai ficar chateado (mas deve ficar envergonhado).

Eu escreveria:

Hi,

O link para download do documento em still dá a versão anterior, embora a versão que é exibida na página tenha sido atualizada.

Cheers …

Este é um feedback que os ajuda tanto quanto você.