Necessidade de responder a e-mails grosseiros. Como o faço?

Esta é bastante simples;

Boa Tarde Alice, Bob,

Espero que estejam ambos bem.

Chegou ao meu conhecimento que há mais alguns documentos técnicos de que necessita para o projecto actual, que encontrará em anexo.

Se tiver alguma questão, por favor diga-me,

Puffafish

Envie o e-mail tanto para a Alice como para o Bob, com ambos os e-mails no campo “Para” (ou seja - não o ponha no CC para um, trate ambos com igual importância). Não faça referência ao e-mail anterior - no que lhe diz respeito, tratou-o com o seu gestor e já não precisa de estar envolvido.

Oh, e provavelmente use o seu nome verdadeiro no final também…

Concordo com a resposta “Alice vai acompanhar”.

Trabalho numa indústria técnica bastante grande onde todos têm acesso ao e-mail uns dos outros directamente e as coisas por vezes são levadas longe demais. Os gestores acabam por ter de estar envolvidos.

Penso que não há problema em incluir tudo num único e-mail de resposta tanto para a Alice como para o (mal-educado) Bob. Primeiro, diga ao Bob para ir fu… que a Alice vai dar seguimento ao seu e-mail anterior, e depois ponha toda a transferência técnica depois.

Desta forma mostra que leu o que lhe foi enviado pelo Bob, tratado de uma forma profissional, sem o deixar atrapalhar o seu trabalho, e que quando se depara com um comportamento adverso no local de trabalho, pode elevar-se acima dele e ser a pessoa maior.

Puffer 1…. Bob 0.

A resposta profissional e madura a um associado de negócios abusivo é manter a calma e agir profissionalmente.

Então responda ao e-mail. Responda às partes razoáveis do mesmo e ignore todas as partes mal-educadas. Não piore o conflito sendo rude em troca ou negando a cooperação.

Em paralelo, talvez queira também procurar uma resolução de conflito com a ajuda de Alice. Pode também querer envolver o seu superior ou o seu pessoal de apoio ao cliente, dependendo da importância de se dar bem com Bob. Se a sua cooperação é crítica para o projecto, precisa de ser mais cuidadoso do que quando ele é apenas um zangão de serviço substituível. A resolução de conflitos significa descobrir exactamente porque é que a outra pessoa está zangada e o que pode ser feito para a evitar.

Não se trata da sua raiva pessoal (o que é razoável), existe um contacto entre duas empresas, ambas são importantes para os seus chefes e você não consegue ver todas as circunstâncias!

Por exemplo, é possível que a sua empresa utilize incorrectamente uma antiga relação da empresa de uma forma que cause problemas ao empregador da sua empresa fornecedora com a qual está em contacto! Mas este Bob não sabe quem é você dentro da sua empresa, mas está zangado com a empresa.

Mas há aqui uma possibilidade quase infinita. Você não sabe todos os detalhes, mas sabe que não vai interferir com eles.

O seu objectivo principal é _ evitar qualquer coisa que possa piorar a relação entre o seu empregador e o fornecedor!_

E, claro, proteger o seu traseiro.

E, para mostrar aos seus chefes que está a querer resolver os problemas e as relações.

_ Se os chefes começarem a investigar, que insultaram quem, tem de se certificar que ninguém vai descobrir que também cometeu uma ofensa._

Além disso, o Bob certamente cometeu agora um erro. Particularmente no Reino Unido, onde a alfândega é muito educada. Mas pode ver aqui também na SE, cheia de pessoas da cultura anglo-saxónica, que pode educadamente, indirectamente f**d quase toda a gente para o inferno (e recuperar o mesmo), mas no momento em que usar qualquer palavra má, será o único mauzão de todo o quadro no local.

Portanto, o que deve fazer:

1. Simplesmente ignore qualquer parte insultuosa do correio do Bob.
2. Reagir à parte construtiva no seu melhor.
3. Não tente apenas defender-se, tente realmente tornar Bob mais amigável.
4. Se ele repetir a ofensa, ficará mais claro que ele é o homem mau.
5. Se ele não repetir, então uma investigação posterior irá descobrir que você resolveu um problema intra-empresa.

Se o evento não repetir, é bom que não mencione o caso de forma ascendente. Talvez apenas como uma nuance, e apenas verbalmente. (“Heyy, este Bob não ficou muito contente, escreveu algo que estamos novamente atrasados com o pagamento, mas finalmente pudemos concordar que as paletes serão entregues na garagem de Liverpool até à próxima quarta-feira”).

_Em geral, uma pessoa cooperativa hesita em transmitir uma comunicação negativa, tenta evitá-la, enquanto está ansiosa por transmitir coisas positivas.

_ E quer ser uma pessoa cooperativa, com elevadas competências sociais.

Particularmente se quer ser útil ao seu empregador na comunicação e organização de tarefas com empresas parceiras.

O seu objectivo não deve ser o de deixar o Bob exterminar pela Alice, o seu objectivo deve ser o de cuidar do bom contacto entre as empresas. E você quer mostrar que pode resolver conflitos de comunicação sozinho com bons resultados.

Btw, se o Bob não fizer isto repetidamente, então você deve realmente olhar para ele. Todos podem ter um dia mau, não é motivo para conspirar contra ele.

Não ignoraria as partes grosseiras, nem assumiria que a Alice está do meu lado. Na verdade, a Alice pode parecer, mas na verdade seria quem sugeria o tom ou empurrava o tema na discussão através do Bob. O meu manager faz isso muitas vezes, depois entra e faz de bom polícia se for exagerar.

Por isso, eu abordaria tanto as questões técnicas (as mais recentes) como as não técnicas (o seu pedido sobre o quê?) depois. Talvez eles queiram ver qual é a sua posição, se o seu pedido puder evoluir. Se os pedidos forem legitimamente problemáticos para eles (na minha indústria, por vezes, os requisitos de amostras para análise podem ser demasiado severos para serem satisfeitos, pelo que temos de utilizar outros métodos menos exigentes ou conceber outros protocolos de recolha), pode querer discutir isso com o seu próprio gestor, sozinho e depois com a Alice e o Bob. Mostra boa vontade, e eles tratam-no com respeito por isso (porque tem de pensar que se puser o Bob de lado, se ele ficar encarregue do seu processo e é provável que ele não faça qualquer esforço por si, e se houver algum problema, ele descarta-o como “havia um problema independente da minha boa vontade, estamos presos por agora”, e terá de o suportar. ) Talvez o Bob esteja zangado com os pedidos porque, tal como em muitas empresas subcontratadas, os gestores disseram que era possível antes de perguntar, e ele, o especialista, está agora preso a isto. Por isso, talvez devessem trabalhar com ele para encontrar a melhor solução, acho que isso acabará melhor para os dois do que rebolar sobre ele. As pessoas têm memória e, de alguma forma, se a Alice mudasse de posição e o Bob subisse, se lhe desse um murro na cara, mas ele agora tem um serviço de que precisa, ficaria em mau estado. Portanto, eles é que vão decidir quem faz o seguimento, não você. Um cliente muito importante pode fazer isso, mas isso é porque normalmente as coisas foram muito exageradas. Diga-lhes o que eles precisam, tente resolver o problema para que eles não o esfaqueiem se puderem, e esqueça isto. Você não precisa realmente de se preocupar. Isto é um negócio, sim, mas às vezes não é tudo puro e educado. Isso seria aborrecido, e todos nós somos humanos. Só se ele mostrasse um comportamento descaradamente desrespeitoso e insultuoso para consigo, teria de se preocupar em colocá-lo no lugar, mas se fosse menor e mais num tom de queixa como “está a pedir coisas impossíveis, isto não é sério” (a primeira parte a meu ver seria “aceitável”, a segunda parte é julgadora e pouco profissional), só a teria em conta para ver qual é o verdadeiro problema. De alguma forma, é um feedback, não se pode ignorá-lo.