Como posso fazer com que todos os funcionários leiam e assinem uma apólice eficientemente?

Em primeiro lugar, vejo aqui duas questões muito diferentes e na verdade duas questões muito diferentes.

1. Como deixar de perder o meu tempo num processo muito manual?
2. Como é que fico relutante ou hesitante em declarar que leu uma política?

Neste caso específico, responder à primeira pergunta pode resolver a grande maioria do segundo problema.

As suas políticas já estão em SharePoint, é arcaico que esteja a seguir o processo manual que descreve. No SharePoint tem as ferramentas e a infra-estrutura necessárias para automatizar facilmente este processo.

O SharePoint é bastante capaz de enviar correio electrónico, recolher dados e acompanhar as acções dos utilizadores. Pode também enviar os lembretes necessários para aqueles que ainda não completaram o processo. Algumas horas de tempo por um administrador do SharePoint podem facilmente automatizar todo o processo e libertá-lo do que é obviamente uma tarefa muito aborrecida.

Dependendo da forma como o SharePoint está integrado na sua infra-estrutura global, também pode facilmente forçar um funcionário a completar uma determinada acção antes de lhe permitir continuar com o seu outro trabalho diário. Por exemplo, uma acção de início de sessão que abre o formulário todas as manhãs, quando se inicia a sessão para começar o dia de trabalho.

A resposta do Stephen é perfeita do ponto de vista da automação - e ele parece saber mais sobre as nuances de Sharepoint do que eu… mas concordo que há absolutamente uma forma de fazer com que Sharepoint faça tudo o que faz agora!

Queria acrescentar um pensamento, embora possa querer defender que se reconsidere o que se precisa de assinar e porquê. Se tem coisas a serem assinadas com muita, muita frequência é provável que esteja a induzir muito trabalho para muito pouco benefício da empresa, porque depois de muitos pedidos de assinatura, as pessoas começarão a assinar praticamente tudo, o que ultrapassa o objectivo original de ter uma indicação de recepção e compreensão.

Já vi empresas a triar os seus documentos assinados da seguinte forma para melhor efeito:

• não nos interessa se concordam, só precisamos de saber que o conseguiram - considerem um formato de devolução-recepção - possível quer no Sharepoint quer na maioria dos clientes corporativos de e-mail. Não requer uma assinatura digital, apenas a prova de abertura do correio. Óptimo para casos em que a verdade é “não nos interessa se concorda, são as regras”

• preocupamo-nos que os colaboradores tenham e sejam capazes de seguir a nova política - em vez de uma assinatura, pode considerar um questionário (irritante como é). Existem sistemas de formação que lhe permitem estruturar este tipo de formato - o colaborador é apresentado com a política e depois responde a algumas perguntas “quiz” para mostrar que a leu e compreendeu. Já o vi utilizado para a política de segurança de alta prioridade, política de assédio sexual, regras de segurança e outras coisas em que a empresa considera que seria muito mau se os colaboradores não seguissem a política porque estariam a magoar mais pessoas do que apenas a si próprios.

• terminaremos ou tomaremos outras medidas se a política não for lida e seguida - pode considerar a possibilidade de incluir os gestores no seu ciclo de aborrecimento. Mantenha um registo dos colaboradores que não assinaram e peça ao seu Gestor para fazer o acompanhamento. Tornar os Gestores com funcionários atrasados visíveis aos gestores de topo após o primeiro ping aos gestores não é bem sucedido. Torne-o parte da prioridade organizacional e deixe claro que não assinar a política significa não fazer o seu trabalho.

Nos EUA teria várias opções, embora devesse pedir ao departamento jurídico da empresa que as analisasse para se certificar de que cumprem a lei.

1. Entrega electrónica dos documentos.
2. Entrega postal dos documentos com recibo de devolução exigido. Têm de assinar o documento. Os tribunais americanos consideraram que a assinatura é suficiente para provar que receberam os documentos. Podiam tê-los atirado para o lixo, mas essa é a sua opção de ignorar o documento que acabaram de assinar.

A questão chave é o que acontece se não assinarem.

• Se se recusarem a assinar, a política ainda se aplica a eles? por exemplo, revisões anuais no Verão versus Primavera.
• Têm de fazer uma escolha: Vão com a nova apólice de licença por doença e ganhem X horas por semana, ou fiquem com a apólice antiga e recebam Y horas de uma só vez todos os anos. Os novos funcionários não têm escolha, recebem a nova apólice.
• Há um custo para a nova apólice: Por exemplo, agora você tem cobertura de visão e precisamos que escolha um médico, mas isso custa dinheiro para a nova cobertura. Sem acordo significa sem cobertura.

Por vezes pode usar um dos métodos de entrega forçada, com a carta a dizer que a nova apólice começará dentro de 60 dias. Se você quiser optar por não o fazer, faça-o com 30 dias. Depois avance, mantendo a prova de entrega na pasta de cada empregado.

Se o emprego estiver à vontade na sua jurisdição, a recusa obstinada em reconhecer sequer a apólice não é um problema, pode ser resolvido através da rescisão do contrato de trabalho.

Se não se importa de olhar para uma solução de terceiros barata, então pode querer considerar DocRead para SharePoint, é perfeito para a sua situação!

DocRead permite-lhe enviar qualquer documento (neste caso uma política) a um ou mais grupos de utilizadores. Como editor, cabe-lhe a si definir quanto tempo gostaria que os funcionários (nesses grupos) lessem e assinem esses documentos.

DocRead também o ajudará com o seu onboarding pois detecta inteligentemente se alguém é novo num grupo e atribui-lhes a leitura que lhes foi dada pelos outros membros do grupo. Pode definir a leitura como “Obrigatório” (Must Read) ou “Recomendado” (Should Read).

Temos também um conjunto de relatórios (accessble from SharePoint) que lhe permite ver quem leu ou não os seus documentos.

Para cada membro do pessoal, que aceita (ou não aceita) o seu documento, emitimos um recibo para fins de auditoria.

Finalmente, também automatizamos todos os e-mails que são enviados, quando o documento é atribuído, confirmado e atrasado.

Se quiser saber mais, por favor dê uma olhada em DocRead for SharePoint , ou para um exemplo mais específico, leia Como fazer com que os funcionários leiam o seu manual de pessoal “.

_ disclaimer : Eu desenvolvo o produto DocRead for SharePoint._

A minha empresa (e outras grandes empresas onde trabalhei) tem software para lidar com este tipo de situação de “é necessária uma resposta”.

Recebemos notificação por e-mail de políticas novas e alteradas. Somos direccionados para um website onde devemos ler a política, e “assinar” clicando num botão na parte inferior do documento. Esse “sign off” é registado no sistema.

Se um indivíduo não assinou até à hora designada, é enviado um gráfico desagradável para o indivíduo e para o seu gestor. O mau-grama é repetido até que o sinal de desligamento seja gravado, e aumenta o nível de gestão à medida que o tempo avança.

Isto parece ser eficaz para eventualmente obter o sinal de desligamento.

O que não faz é garantir que alguém realmente leia e compreenda o documento, uma vez que a maioria das pessoas apenas se desloca rapidamente até ao fim e clica no botão de desligamento. Para “resolver” esse problema, a empresa tem um mecanismo semelhante que também inclui “quizzes” com notas de aprovação. Esse método é utilizado para políticas mais extensivas e para necessidades anuais de conformidade regulamentar.

Como não-RH, tudo me parece um pouco idiota, mas parece conseguir o que quer que seja que o RH esteja a tentar conseguir.

Deve falar com o seu departamento de TI sobre esses sistemas. Eles podem já ter um, ou podem fazer uma pesquisa para um sistema que satisfaça as suas necessidades no seu orçamento. Sei que há alguns que pode construir, outros que pode comprar para funcionar internamente e outros que estão alojados externamente.

Boa sorte.

Já usei incentivos para este tipo de coisas, tais como “todos os que lêem e assinam antes de X data são sorteados para um dia extra de férias, garrafa de champanhe, jantar por dois vales, o que quer que seja”. Custo mínimo, e importante escolher algo que tenha um amplo apelo aos vossos trabalhadores.

Deixei também os clangers nas políticas para descobrir quem realmente os lê (em vez de assinar apenas para dizer que os leu), quer sob a forma de erros deliberados, quer num caso de que me orgulho particularmente, incluindo uma cláusula que dizia que cada membro do pessoal cultivaria uma barba. Isto foi numa escola primária com um pessoal só de sexo feminino.