Como Construir um Business Case para a Contratação de Novas Pessoas?

Em que aspectos preciso de me concentrar para construir um negócio sólido para contratar mais pessoas?

Vai querer mostrar como tem poucos recursos não só agora, mas num futuro previsível.

Quer mostrar o volume de trabalho para os próximos anos e comparar isso com a capacidade da sua equipa actual.

Se tem projectos críticos a surgir, explique como eles serão negativamente afectados se não tiver ajuda suficiente.

Tanto quanto possível, vai querer apontar para projectos/tarefas específicas que não foram concluídas devido à falta de mão-de-obra. E vai querer fazer o mesmo para projectos futuros que não tem capacidade para atender.

Se está a preencher agora a necessidade com trabalhadores temporários, vai querer destacar essa despesa e mostrar como vai passar se aumentar o seu efectivo permanente.

Como o @Bmo correctamente aponta, pode tocar nas questões que esta falta de ajuda está a causar com a sua actual equipa. O excesso de malabarismos pode fazer com que eles percam produtividade. Pode fazer com que o moral caia. Se isto se tornar grave, poderá perder membros críticos da equipa.

Embora a abordagem de todos estes aspectos o torne mais forte, as empresas continuam a ter relutância em aumentar o número de efectivos permanentes, pelo que poderá ser uma venda difícil. Se está a fazer malabarismos agora para se manter no topo da procura, poderá ter de estar preparado para fazer malabarismos mais rapidamente durante algum tempo (pelo menos é essa a situação em que me encontro neste momento).

Em que aspectos preciso de me concentrar para construir um negócio sólido para contratar mais pessoas?

Uma coisa que ajudaria é ter algum sistema para, no mínimo, adivinhar a carga de trabalho do seu departamento. Dizer “estamos sobrecarregados” não faz sentido.

Dizer algo como:

• A nossa equipa recebe 20 pedidos semanais
• Cada pedido tem em média 10 horas de trabalho
• O nosso tempo médio desde o pedido até à conclusão é de 3 meses
• Cada pedido adiciona $X à empresa em média
• A nossa equipa tem 3 membros
• Isto permite-nos 120 horas/semana
• Só podemos processar 12 pedidos por semana com a máxima eficiência. Este tipo de estimativa em bruto só é bom se não tiver métricas significativas. Na realidade, a sua equipa não vai conseguir funcionar a 100% de eficiência e a sua estimativa/estimativa de tempo precisa de incluir esta ineficiência. Se tiver mais informação significativa ou dados históricos dos seus projectos (mesmo frustração anedótica dos clientes da sua equipa) isto pode ajudar a ter uma melhor percepção.
• Esperamos que esta carga de trabalho aumente/estenha o mesmo/etc indefinidamente

Porque fazer desta forma?

Esta informação permite à gestão determinar:

• Os projectos são suficientemente importantes para justificar um número de efectivos adicional?
• Precisa haver um sistema de prioritização melhor?
• Talvez o seu departamento precise de recusar pedidos.
• Implemente um sistema de prioritização onde os pedidos não urgentes sejam ignorados a menos que todos os pedidos urgentes sejam cumpridos
• O seu tempo médio de pedido é apropriado? As melhorias no fluxo de trabalho podem ajudar a reduzir a carga de trabalho?
• Há outra equipa com excesso de pessoal e esses recursos disponíveis para um reorg?

** Os dados são tudo nisto**. Dizer “estamos sobrecarregados” não faz sentido. Apresentar a informação acima é muito mais significativo para a gestão.

A informação histórica é ainda melhor de ter.

Quando é melhor?

Tenha também em mente que se adicionar headcount num ponto crítico de um projecto, pode na verdade fazer com que o projecto demore mais tempo. Se a sua equipa estiver sobrecarregada indefinidamente, isto não importa (terá de aguentar o golpe um dia destes). No entanto, se espera lançar um projecto dentro de alguns meses, adicionar muitas entrevistas, RH e tempo de integração a uma equipa já sobrecarregada não é necessariamente a melhor ideia.

No entanto, só adiará este trabalho se houver uma repetição à vista.

E se ninguém se importar?

Poderá deparar-se com situações em que ninguém se importa. Ou basicamente diz “o que quer que seja, o departamento funciona, ainda não há problemas”. Ou o seu gestor não quer tomar medidas por uma variedade de razões.

Então precisa de determinar se um trabalho stressante vale a pena para si. Se os gestores não sentirem “dor”, não acrescentarão o número de efectivos. Tem de determinar basicamente se este ambiente é um ambiente em que está disposto a trabalhar - se não, aja em conformidade.

Pensamentos finais

Tenha também em mente que o processo de adicionar headcount pode ser um processo longo mesmo quando o seu chefe, o seu chefe e talvez ainda mais níveis superiores concordam.

Desempenho global da empresa, orçamentação, previsão, etc., tudo factores para saber se isto é possível.

Se precisar de novas pessoas a primeira coisa a fazer é parar de trabalhar horas extraordinárias (se a sua equipa estiver). Em vez disso, falhe esses prazos. Agora você tem algo a provar que precisa das pessoas. Nunca poderá justificar novas pessoas com base na carga de trabalho, se o trabalho estiver a ser feito. Esta foi uma dura lição para eu aprender porque quero dar o meu melhor para conseguir fazer tudo.

Outra coisa a fazer é dizer-lhes que não se pode fazer uma nova tarefa quando ela surge. Se eles insistirem, dê-lhes uma lista de tudo o resto que a sua equipa está a fazer e pergunte-lhes qual deles precisa de ser desligado para dar lugar a este. Certifica-te de que eles sabem que o prazo do projecto desligado será movido e que as horas para o concluir aumentarão (demora mais tempo a voltar à velocidade quando não estás a trabalhar em algo há algum tempo). Dê-lhes um novo prazo específico e uma nova estimativa de horas. Certifique-se de que as pessoas que são os proprietários do projecto estão conscientes do impacto no seu horário.

Dizer não é difícil, mas é a melhor forma que encontrei de os fazer ver que não tem capacidade para mais trabalho.

É realmente muito simples. É preciso explicar o que se poderia fazer se houvesse mais pessoas e como isso beneficiaria mais a empresa do que o custo das pessoas extra que se contrata. Dar exemplos específicos de coisas extras que você poderia fazer é o melhor, juntamente com a forma como isso aumentaria as vendas/melhoraria a satisfação do cliente/atingir os objectivos estratégicos da empresa.

Alternativamente, você pode fazer o mesmo ao contrário - mostrar como a falta de pessoas está a impedi-lo de fazer essas coisas: ou seja, não colocar as características necessárias, não corrigir bugs, não atender às necessidades dos clientes. Neste último caso, prepare-se para ser perguntado se poderia obter melhorias de produtividade com as pessoas que tem.