Como fazer auto-avaliações anuais no trabalho

Infelizmente, grande parte deste processo está fora do controlo do seu gestor. A pontuação de “1-5” é uma tentativa bem intencionada mas ridícula de quantificar traços difíceis de medir que não se encaixam em nenhum tipo de escala simples. Este material é empurrado pelos departamentos de RH em grandes empresas e muitas vezes é uma bola de neve para uma tonelada de trabalho extra para os gestores e os seus relatórios que estão ocupados a fazer receitas para a empresa.

O resultado final é que existe uma quantidade “x” de dinheiro disponível para bónus e que, de alguma forma, tem de ser dividida “de forma justa” em bónus individuais. É a função everyday do manager reconhecer quem são os jogadores chave e quem são as pessoas que não estão a puxar o seu peso. Mas quando o RH se envolve, transforma-se numa enorme confusão de papéis desnecessária e stressante onde os bons empregados sentem que têm de justificar a sua existência AGAIN numa base anual, mesmo quando têm vindo a provar a si próprios diariamente, fazendo bem o seu trabalho.

A melhor forma de sobreviver a estas coisas é simplesmente facilitar ao seu treinador, saltando pelos aros:

• Marque-se com uma combinação de números, mesmo que seja realmente “todos os 5”.
• Mantenha-se a par das suas principais realizações ao longo do ano. Guardo a documentação (provas) numa pasta dropbox para que as minhas reclamações possam ser apoiadas quando essa altura do ano chegar.
• Não fique pendurado nas pontuações que obtém, elas podem não estar sob o controlo do seu chefe de qualquer forma. Em vez disso, use a reunião 1 contra 1 como uma oportunidade para ter uma discussão autêntica com o seu chefe, revendo o passado e apresentando ideias pragmáticas para melhorias futuras.

Uma das coisas importantes a perceber aqui é que estas são respostas limitativas. Não é provável que o seu gestor o classifique mais alto do que você mesmo. Por esta razão, tento recuar e responder-lhes da perspectiva que gostaria que o meu manager as visse.

Sempre que escolho uma pontuação acima das expectativas, tento escrever um parágrafo ou dois sobre o porquê de eu merecer essa pontuação. Certifique-se de usar termos objectivos e pontos de dados para o apoiar sempre que possível. Os dados são cruciais para qualquer avaliação que envolva orçamentos, tempo ou poupança. Providencie que escreva ao seu gestor com bastante tempo para a sua revisão.

Em nenhuma circunstância deverá escolher uma opção abaixo das expectativas, aceitável ou algo comparável. Se você acha que há uma boa chance de que o seu gerente possa classificá-lo abaixo disso, então você deve escrever um suporte para a sua satisfação das expectativas, uma vez que você excedeu as suas classificações.

Quando chegar a hora da sua avaliação traga uma cópia da sua auto-avaliação com você. Releia a sua auto-avaliação antes da sua revisão, para que esteja familiarizado com ela. Uma vez que esta é a sua primeira avaliação, pode ser difícil avaliar em que é que o seu gestor se vai concentrar. Tome notas e faça muitas perguntas onde a sua avaliação difere da dos seus gestores. Tente fazer com que o seu manager se comprometa com o que eles querem ver de si para ter uma pontuação mais alta.

Pode haver algumas questões em que não consegue pontuar 5. Por exemplo, se aparecer todos os dias a horas ou cedo, trabalhar o seu dia inteiro, sair a horas ou chegar atrasado todos os dias, e entrar durante as horas de folga conforme necessário, satisfez as expectativas de assiduidade. Não se incline para este moinho de vento, o objectivo é evitar que obtenha uma pontuação perfeita, aceite-a e siga em frente.

Muitas vezes estas avaliações estão ligadas à percentagem de aumento que obtém. Poderá encontrar o seu treinador que lhe pontuou 1 ponto a menos do seu próximo aumento. É por isso que é importante conseguir que eles definam o que procuram num 5. É também por isso que é importante para si poder falar com a sua pontuação e apoiá-la.

Em resposta à sua pergunta de é aceitável dar a mim mesmo um 5 em 5 em cada categoria, desde que possa apoiá-la com dados então sim.

Isso dependeria do seu patrão e do seu desempenho real. Você parece um idiota sem pistas se você se classificar como todos os 5 e seu chefe pensa que você é todo 2 e 3. Por outro lado, suspeito que as pessoas que classificam todos os 5s tendem a obter classificações mais altas se, de qualquer forma, estiverem realmente na faixa dos 4-5. Não posso provar isso, mas….

Pessoalmente, a minha avaliação é que eu próprio classifico onde realmente penso que caio. Os pontos onde o que pensa e o que o seu chefe pensa são diferentes são críticos para melhorar o seu desempenho.

O que eu penso que é mais importante do que a classificação numérica são as discussões. Esta é a sua oportunidade de recordar ao seu chefe as coisas que conseguiu. Quantos mais números puder colocar aqui, melhor (os gestores adoram números). Uma das coisas que faço é acompanhar todos os e-mails “Attaboy” que recebo a dizer-me que fiz um trabalho maravilhoso no projecto xyz. Tive 20 deles no ano passado e podem apostar que foram para a minha avaliação de desempenho. Registo todos os prémios que recebi ao longo do ano (temos aqui um programa muito activo de prémios a colaboradores). Registo os projectos que completei dentro do prazo e do orçamento. Registo especialmente tudo relacionado com a satisfação do cliente (passámos de um dos principais clientes com quem lido, do mais baixo índice de satisfação para o mais alto). Observo como o meu desempenho se alinha com os valores publicados pela empresa. Observo tudo o que fiz acima e além da descrição do meu trabalho.

Do meu ponto de vista como gestor, se um colaborador faz uma auto-avaliação e está perto do que eu vejo (seja acima ou abaixo), então vejo isso como uma ligeira discordância sobre o seu desempenho e acho que é um lugar onde podemos discutir o seu trabalho e eles podem contar-me o que estão a fazer tão bem que eu não estou a ver, ou posso contar-lhes o que eu acho que eles estão a fazer bem que eles não estão.

Por outro lado, se eles se classificam a si próprios em “5” numa área que eu acho que é média ou pior, então eu realmente vejo isso como uma questão muito grande. Estamos agora numa posição em que alguém ou está apenas a corresponder às expectativas, ou não as está a corresponder de todo, mas pensa que elas são excelentes. De todas as falhas que um funcionário tem, penso que uma das maiores é a falta de consciência honesta de onde precisa de ser melhorado.

Em resumo: seja humilde. E se o seu chefe usa as suas respostas humildes como forma de o lixar de um aumento ou bónus, então ele é um idiota e você precisa de encontrar um novo emprego.

É muito importante compreender a cultura do lugar onde se trabalha.

• Alguns lugares são “Se não se defender, ninguém se defenderá” e procurar qualquer razão para rebaixar as pessoas à medida que elas se ajustam a uma curva forçada. (“10% Excelente funcionários, 20% Muito Bom, 50% Bom, 20% Fraco, 10% Não Deixe a Porta Bater em Você na Saída”) Nesses lugares, basta buzinar a sua própria buzina.

• Alguns lugares vêem uma forte auto-avaliação como um sinal de maturidade e crescimento pessoal. Os gestores de lá olham para uma incapacidade de autocrítica como sinal de um ego pouco saudável, e uma incapacidade de trabalhar com outros e crescer como líder.

Job 1 está a descobrir em qual destes lugares trabalhas. Se estiveres no primeiro lote, encontra as palavras-chave que eles procuram e começa a gabar-te. Se estiveres no segundo tipo de lugar, e tiveres um bom mentor, sê claramente autocrítico. Terá um bom feedback e crescerá como resultado.

Acabei de ter uma avaliação e o meu chefe explicou-me o sistema de classificação de 5 estrelas desta forma:

Job: Andador de cães

3 - Satisfaz as expectativas: Passeia o cão diariamente e de forma consistente.

4 - Excede as Expectativas: Enche as tigelas de água e comida do cão sem que lhe perguntem.

5 - Oustanding - Treina o cão, entra numa exposição canina e ganha.

2 - Necessita de Melhoramentos: Você não passeia o cão todos os dias e às vezes só o passeia durante 10 minutos.

Esta analogia colocou as coisas em perspectiva para mim e ajudou-me a reconhecer as minhas responsabilidades e o que posso fazer para conseguir mais 4s e 5s para a minha próxima avaliação.

A 5 significa que você não só tem ideias de bens, mas que você lidera um projecto e os resultados são favoráveis e têm um impacto positivo para a empresa, não só para a sua posição.

1 - Fale com o seu chefe sobre o processo de aumentos.

É justo perguntar até que ponto a revisão influencia isto. Na minha experiência, o processo de revisão é parte do sistema de determinação de aumentos mas não é o único factor. Na maioria dos casos, os chefes que assinam as auto-avaliações são os chefes mais próximos dos funcionários, enquanto a pessoa que toma a decisão final sobre os aumentos é a pessoa que controla o orçamento global para um grande grupo de pessoas. Portanto, há sempre algum tipo de processo entre estas duas formas de gestão, porque os aumentos são tanto para atirar o dinheiro para as áreas de maior valor para a empresa como para recompensar cada colaborador. Nada a dizer sobre o facto de cada gestor poder ter a sua própria opinião sobre os valores de 1-5, pelo que os patrões maiores têm de encontrar alguma forma de equilibrar o jogo entre equipas.

É normalmente um processo confuso e não é provável que o gestor queira discutir em detalhe (é como fazer salsichas… ninguém que come salsichas quer realmente saber como são feitas). Mas deve ser capaz de focar a discussão sobre si e em que medida estes factores de avaliação.

2 - Procure um feedback generalizado sobre o seu trabalho

Não apenas do seu chefe. E provavelmente não fazendo as perguntas que lhe estão a dar problemas – por exemplo, se a avaliação diz “classifique a sua capacidade de fazer foo”, provavelmente não quer perguntar a um monte de pessoas no seu escritório “como acha que eu me saio a foo? mas podes focar casos em que "foo work” esteja envolvido e verificar com outras pessoas que tenham tido responsabilidades chave nestas áreas e verificar com elas como pensam que estes projectos e a tua participação como estiveram neles.

3 - Prepara-te para o processo de signoff

Todas as auto-avaliações que eu já vi resultaram numa conversa entre o gestor e o colaborador antes da submissão. Presumo que a sua seja a mesma.

Houve alturas em que tive a certeza de que era altura de receber um aumento ou uma promoção… Nessas alturas, usei as auto-avaliações para iniciar a conversa. Quando penso realmente que estou a fazer outras no meu ranking, classifico-me notavelmente bem alto e preparo-me para tirar a falha à administração sobre se as minhas altas classificações eram demasiado altas.

Isso levou a algumas conversas realmente úteis - sobre o que seria necessário para a promoção ou porque não estava tão alto como pensava que estava. Como sabia que tinha errado por excesso de confiança, não me importava de ser corrigido, desde que a correcção viesse com um feedback útil.

Resumo

É minha convicção pessoal sobre a maioria das avaliações que elas existem para forçar os funcionários e gestores a considerarem realmente a qualidade do trabalho e as áreas de melhoria. O resultado é menos importante do que o esforço. Os aumentos & promoções são 1 parte do resultado de um bom trabalho, mas também 1 parte do impacto do meio envolvente… por isso não estão totalmente sob o controlo de ninguém.

Mas avaliação e melhoria é algo em que você e um gestor podem trabalhar independentemente.

Eu sei que algumas destas coisas são provavelmente coisas velhas se já o fazem há anos… mas quando se trata de perguntas novas de uma forma antiga, eu tratá-las-ia da mesma forma e tentaria perceber porque é que a empresa acrescentou estas perguntas. Haverá alguma razão para quererem que as pessoas passem tempo a pensar nestas coisas? O que significa isso para si e porque se deve preocupar com isso? Se não consegue responder a essas perguntas, é provavelmente altura de perguntar por aí.