Resumo Executivo

No final do dia, se os seus superiores lhe disserem que tem de fazer algo, não há forma de recusar educadamente fazê-lo, e qualquer recusa pode ser motivo de despedimento ou de ficar preso no comboio lento para lado nenhum com a sua carreira no escritório.

Para minimizar este tipo de pedidos, eu recomendaria:

1. Explicar a troca de colocar outras tarefas em espera

2. Ensiná-los a realizar as tarefas eles próprios

3. Recrutar um subalterno que possa entregar este tipo de tarefas a

No Silver Bullet

Estas são todas estratégias de longo prazo que exigirão esforço. Também não são estratégias que se excluem mutuamente. Uma combinação dos três funcionará provavelmente da melhor maneira, pois há todo o tipo de pessoas que pedem ajuda, e alguns métodos podem funcionar melhor para uns do que para outros.

Como se afirma no resumo, no final do dia, se o chefe lhe disser que é o seu trabalho, é melhor que o faça. Portanto, se quiseres evitar ser perguntado, é melhor começares mais cedo do que mais tarde a reduzir o número de pedidos.

Prioridades

Da próxima vez que um superior vier e disser, “Hey, podes editar esta foto?” podes gentilmente lembrar-lhes que tirar o teu tempo para fazer esta tarefa leva o teu tempo a fazer uma tarefa separada, por exemplo:

Claro chefe, eu posso editar a foto. Hoje estou a configurar um computador para a Alice, uma vez que ela não pode trabalhar até que isso seja corrigido, e a recuperar alguns ficheiros de uma cópia de segurança para que o Bob possa terminar o seu trabalho para um prazo amanhã. Onde gostaria que eu a metesse?

Assumindo que está verdadeiramente ocupado com tarefas mais importantes, um chefe racional dirá provavelmente: “Oh, não importa, eu consigo lidar com isso”. Independentemente disso, envia a mensagem clara de que tem outro trabalho que também é importante, e embora o patrão o possa obrigar a fazê-lo, será à custa de outros empregados (não apenas do seu tempo).

Teach a Man to Fish

Enquanto escrevia isto, jmort bateu-me ao murro por isso vou apenas citar o que ele disse tão eloquentemente:

da próxima vez que alguém entrar e lhe pedir para mudar a cabeçada/rodapé, não o faça na sua secretária; em vez disso, caminhe com eles de volta para a secretária deles. Peça-lhes para se sentarem no computador, e depois acompanhe-os através dos degraus. Pessoas diferentes aprendem de forma diferente, alguns visualmente, alguns auditivamente, e alguns fazendo , então se a pessoa que você passou por ele continua voltando, talvez tente fazer você mesmo enquanto eles assistem (visual) e depois faça com que eles repitam os passos de volta para você (auditivo).

Henchmen

Henchmen

Pode haver estagiários, ‘assistentes administrativos’, recepcionistas, ou outras pessoas que não têm trabalho real o suficiente para mantê-los ocupados. Podem também ter mais do que prazer em fazer este tipo de tarefas, se você perguntar correctamente. Se você conseguir encontrar uma que possa fazer o trabalho de forma rápida e competente quando você perguntar, você pode entregar as tarefas, e eventualmente apenas dizer ao seu chefe, “Christine é realmente boa neste tipo de trabalho. Importas-te que ela o faça em vez disso?” e espero que crie uma rota directa para os teus chefes perguntarem à Christine em vez de te perguntarem a ti.

A melhor maneira de dizer às pessoas que tarefas como construir apresentações em powerpoint, editar PDF’s e modificar os cabeçalhos/rodapés de documentos e outras tarefas é manter o seguinte provérbio chinês na sua mente:

Dê um peixe a um homem e alimente-o por um dia. Ensine um homem a pescar e alimente-o durante toda a vida.

Considere que em muitas descrições de tarefas existem muitas vezes os seguintes requisitos adicionais:

Executará quaisquer tarefas adicionais que lhe forem atribuídas.

Portanto, para ser um jogador de equipa e não ser um idiota pomposo para os seus colegas, e para não ser um funcionário problemático aos olhos da gerência, que não se pode confiar que apenas pegue numa tarefa e corra com ela, pode considerar aceitar esses pedidos dos colegas e usar essas oportunidades para discrever não dizer. Mostre a esses colegas como fazer essas tarefas para que, da próxima vez que a questão surgir, eles próprios tenham as ferramentas para completar a tarefa.

Por exemplo, da próxima vez que alguém entrar e lhe pedir para mudar o cabeçalho/rodapé, não o faça na sua secretária; em vez disso, caminhe com eles de volta à secretária. Peça-lhes para se sentarem no computador, e depois acompanhe-os pelos degraus. Pessoas diferentes aprendem de forma diferente, alguns visualmente, alguns auditivamente, e alguns fazendo , então se a pessoa que você passou por ele continua voltando, talvez tente fazer você mesmo enquanto eles assistem (visual) e depois faça com que eles repitam os passos de volta para você (auditivo).

É mais provável que ganhe amigos ao fazer esta abordagem (não que esteja a trabalhar para fazer amigos), e é mais provável que sinta um pouco mais de satisfação no seu trabalho do que sentiria ao tentar imitar Nick Burns .

O importante é lembrar-se que faz parte de uma equipa, e que tem capacidades que os outros não têm. Ao ajudar, você aumenta o seu valor para a organização e para a equipa. Mas ao não ajudar, arrisca-se a ser visto como “não tão valioso” quando chega o momento de a organização cortar o peso morto percebido.

Plus, há certas coisas em que pode não ser bom. Talvez, por exemplo, as suas capacidades sociais ou de negociação não sejam tão boas como as das pessoas das vendas ou do marketing, e talvez possam fazer um telefonema em seu nome para algo que possa precisar.